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ニューノーマル時代への第一歩は勤怠管理から

勤怠管理

今回のコロナ禍でテレワーク対応など、「働き方改革」の一部が5年前倒しで進展したとも言われます。しかしその背後で企業の人事・労務・採用・IT運用など間接部門の負担は凄まじく増えました。ベテラン総務担当者から「これまでにないほどの忙しさだった」との声も聞かれますが、決して過去形では語れない企業も少なくないでしょう。応急対応でしのげた時期は過ぎ去り、「ニューノーマル」な働き方を前提にした改革推進が、2021年の大きな企業課題となっています。管理部門の人員が限られる中で、新しい人事制度や労務管理制度を計画し実行していくにはさらに大きな人的負担が生じることは間違いありません。その中でも疲弊せず、適切な人事・雇用・労務制度などの確立と運用に集中するためには、管理部門にこそ生産性を上げながら余裕をもって仕事ができる「働き方改革」が必要です。

「働き方改革関連法」って何だっけ?

改めておさらいですが、「働き方改革」とは何でしょうか。狭義では2019年4月から施行された「働き方改革関連法」への対応のことを指しています。そのポイントは次のとおりです。

(1) 残業時間の上限規制 残業時間を月45時間・年間360時間以内、繁忙期でも月100時間未満・年間720時間以内とする(超過すると30万円以下/人の罰金刑、又は半年以下の使用者に対する懲役刑あり)
(2) 勤務間インターバル制度導入促進 勤務後から次の勤務までに10時間以上などのインターバル(休息時間)を設ける努力義務
(3) 有給休暇取得の義務化 年5日の年次有給休暇取得を「企業の」義務とする。(働きかけを行っても労働者が有給取得をしない場合、「雇用者」の責任になる)
(4) 残業の割増賃金率適用 月の残業時間が60時間を超えた場合の割増賃金率を50%以上とする
(5) 産業医の機能強化 従業員の健康管理に必要な情報の提供の義務付け(すべての従業員の労働時間を把握する義務を含む)
(6) 同一労働・同一賃金の原則適用 労働形態による賃金格差をなくす原則の法文化
(7) 高度プロフェッショナル制度 年収1075万円以上の専門職種を対象に、本人合意があれば労働時間規制や割増賃金支払の対象外にできる制度の創設
(8) 3カ月のフレックスタイム制 フレックスタイム制での労働時間の精算期間を従来の1カ月から3カ月とする

これらの項目のうち(1)(6)については中小企業においても既に施行されており、今まで通りの運用をしている会社では、知らないうちに法を犯している可能性があります。なお、(4)の割増賃金率の項目だけは中小企業での実施時期が2023年4月からとなっています。

法対応だけではない「働き方改革」

これらの法改正への対応のために企業の管理部門は忙殺されてきたのですが、加えて昨年からの新型コロナウイルス感染防止対策としての出社制限、テレワーク導入、フレックス制度の対象拡大、採用業務のオンライン化など、多くの社内制度変更やITシステム拡張などの対応が重なり、関連部門はとても苦しい状況になっております。いずれコロナ禍が去ったとしてもいつまた別の突発的な災厄が発生するかわかりません。また働き方改革法の背景である少子高齢化・労働人口減少への対策を怠ることもできません。その中で従業員の離職を防ぎ、またよい人材を採用し、健康でモチベーションを高く業務を遂行してもらうためには、今よりももっと各々にとって働きやすい労働環境づくりが必須です。さまざまな働き方を選択可能にしながら過重労働を防ぎ、働きやすい環境をつくるために、会社として何ができるかを考えていくことが、広義での「働き方改革」と言えるでしょう。

「働き方改革」の第一歩は勤怠管理

そんな「働き方改革」推進に集中するために、管理部門としてまず踏み出すべき第一歩は何でしょうか。さまざまな施策があるでしょうが、どんな企業でも必須になるのが従業員の労働状況のきめ細かい把握です。上表の(5)にあるように、すべての従業員の労働時間把握は企業の義務です。例えば「所定の残業時間を超過しそうな人はいないか」「有給休暇を消化していない人は誰か」「割増賃金率が適切に適用できているか」などを判断するためには、正確な労働時間を記録し、給与システムに結びつける勤怠管理を常時行うことが重要になります。それができれば、総務部門や人事部門等から、従業員本人や上司に「今月はあと○時間しか残業できません」とか「有給休暇の残り日数を消化してください」などと通知して、ルール違反を未然に防ぐことも可能になります。

かつてはほとんどの企業が、事業所ごとに設置した出退勤時の時間打刻機(タイムカード)の情報と、従業員の自己申告(申告用紙に上司の承認印で確認)を管理部門が月次集計していました。このアナログ手法ではテレワークに対応できないことはもちろん、残業時間の管理でさえも、満足に行うことができません。更に、昨今の情勢を踏まえフレックスタイム制をはじめとする不規則な勤務時間制度を加えようとしても、集計作業の負荷が重くなるのは明らかです。また自己申告制はほとんどが事後申告になり、現実の勤務状況を正しく把握できるかに疑問が残ります。

テレワークなど多様な働き方に対応するクラウドサービス

そこで今、改めて注目を集めているのがクラウド型の勤怠管理ツールです。多くのツールが登場しており、「スマホやタブレット、PCで出退勤や休憩時刻の打刻」「有給休暇申請と承認のワークフロー」「GPS機能を利用した勤務場所の確認」「勤怠データの他システムへの連携(既存の勤怠管理システムや給与管理システムなどへの出力)」といった機能を備えるものが多くなっています。基本的には従業員が持つ端末による自己申告が中心になりますが、上司や管理部門が常時勤怠データを参照でき、申告が正当であるかどうかをいつでも確認可能なところが評価されています。
クラウド型であることから別途特別なネットワークサービスを契約する必要もなく、自宅勤務者、モバイルワーク中心の従業員、サテライトオフィスの従業員、全国各地の店舗従業員など、どのような勤務形態の従業員でも同一のサービスでカバー可能になるのが大きなメリットです。いわばTPOの制限なく、利用可能な新しい勤怠管理システムとして使えるのです。
また、管理側では従業員個別の勤務状況をほぼリアルタイムに集計して、見やすく管理できるところもポイントです。例えば「所定残業時間を超過しそうな人」「遅刻・早退が多い人」「フレックス勤務で勤務時間が不足しそうな人」などを早期に見つけ、端末に向けて警告メッセージを送ることも簡単です。既存の社内の勤怠管理システムや給与管理システムとの連携もとれる場合が多いので、多様な勤務形態でもほとんど人手をかけることなく適切な給与計算が行えるのも、重要な省力化メリットとなります。

特に勤怠管理に毎月多くの時間を費やしてきた人事・総務部門では、導入時点でこそシステム連携などの部分に多少の費用負担が必要になるものの、比較的利用しやすい月額料金でサービス利用できることで大きな省力化と低コスト化の効果が期待できます。管理部門の負荷を軽減し、これからますます増える新しい人事課題に対応する時間を確保するために、まずはこのようなサービスを視野に入れ、自部門の省力化と生産性向上を図ってはいかがでしょうか。それが部門の「働き方改革」につながり、ひいては会社全体の働き方を変えていく原動力になることでしょう。新入社員を迎える前の今は、導入を考える好機です。
参考までに、代表的なクラウド型勤怠管理システムの比較表を作成いたしました。弊社開発ソフトのDr.オフィスLookJOB2も比較に入れておりますので、ぜひご検討ください。

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有給管理、休暇管理 × △(追加費用)

 

<おさらい>
・2021年はニューノーマルな働き方を前提に働き方改革していきましょう。
・勤怠管理で勤務時間を把握、アナログからデジタルへ変化しています。
・クラウド型勤怠管理システムによりTPOの制限なく使用できます。

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