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Office入りPCをお勧めできない4つのデメリットと理由

Microsoft

仕事で利用する新しいPCを購入するとき、真っ先にインストールするソフトといえばMicrosoft Office(又はそれに類するソフト)ではないでしょうか。その際、PCに予めOfficeがインストールされているセット品(プリインストール版Office)を「料金がお得だから」「おすすめされているから」という理由で購入する方も多いと思います。現在ご使用しているPCをご購入した際に、お得と錯覚して一緒にプリインストール版Officeを導入された方もいらっしゃるでしょう。
しかし、このプリインストール版のOffice、セット品ということでOfficeのバージョンも当然PCを購入した時のまま。つまりOffice2016、2013、はたまたOffice2010、といったかなり古いバージョンを使用している方もいらっしゃるかもしれません。
PC購入時はセットでお得だと思い導入したOfficeには、古いバージョンを使わなければならないというデメリット以外にも様々な落とし穴があります。その中の最たるものが「パッケージ版」を使い続けなければならない、という点です。

パッケージ版Officeの欠点

サラリーマン 悩むプリインストール版を含むパッケージ版を使い続けること自体に、大した問題はない様に感じます。しかし、パッケージ版を使い続けていることで、気づかないうちに色々不便なことが生じているのです。例えば、このような経験はありませんか?

・複数人でWordを扱っており、最新保存のコピーだらけになり本物がどれかわからない。
・折角作成したファイルを他の人に上書き保存で消された。
・うっかり保存をせずに消してしまった。
・出先で確認したい資料をローカルPCに保存していたため、わざわざメールで送ってもらった。
・スマホで撮った写真をPCに送りたい際は、メールで送っている。
・家庭のPCを買い替える時、仕事でしか使わないのに自費でOfficeを購入した。
・取引先とのやり取りで、バージョンが違ったため資料が開けなかった。

Office使用者ならば一度は経験があることと思います。実はこのような不便さは、パッケージ版のOfficeが抱える以下4つの欠点によるものです。

① 自動保存がされない
パッケージ版のOfficeでは自動保存の機能はないため、保存を忘れてファイルを閉じでしまうと、前回の保存から今まで作業していたデータがごそっと消えてしまいます。作業した時間が無駄に…と絶望した経験は誰しもあるかと思います。
② ライセンスが一つしかない
プリインストール版のOfficeはPCと紐づいたOfficeである為、スマホやiPadで資料を作成したり、編集することはできません。仮に他のPCにプリインストール版のOffceを導入した場合、著作権法違反となりますのでご注意ください。
③ 保存先がローカルになりがち
パッケージ版のOfficeでは、あくまでもライセンスだけである為にローカル保存(個人のPCにデータ保管)をするケースが多いです。社外でファイルを覗こうとした場合に見る事が出来ず、会社にいる方に電話をしてそのファイルをメールに送ってもらわなければなりません。
④ バージョンが更新されない
最新のOffice2019もバージョンは更新されません。Office2010などの古いOfficeは、既にサポートが終了しており、ウイルスの温床になりがちです。古いOfficeは一部数式やマクロも使えず、お客様とのやり取りに使うファイルについてもエラーや齟齬が発生してしまいます。

では、これらの課題を解決するためにはどの様な事を行えばよいでしょうか。その答えが、Microsoft365になります。

Microsoft365で解消できること

Microsoftプリインストール版のOfficeが入っているPCを購入した価格から、プリインストール版のおよその金額を割り出したところ、23,000円〜50,000円に相当すると言われています。
今回はMicrosoft365 Appsのプランを比較対象とします。Microsoft365 Appsに加入した際、支払額は10,800円(※)となります。Microsoft365 AppsとはWord・Excel・PowerPointにOneDriveがついた商品になります。OneDriveとはMicrosoftが提供するオンラインストレージのことです。これは月に約900円の支払となっており、プリインストール版のOfficeとMicrosoft365を比較すると、2年以降はMicrosoft365の値段の方が高くなります。

しかし、ここからがポイントです。Microsoft365(Apps)には1TB分の容量を持つ、OneDriveが入っているのです。

※¥900 ユーザー/月相当(税込990円)デスクトップ版の Office アプリ: Outlook、Word、Excel、PowerPoint、OneNote (Access と Publisher は Windows PC のみ)。

① 複数のデバイスにインストールが可能

デバイスMicrosoft365は上限なく、複数のデバイスにインストールができることがポイントです。PC5台・モバイル5台・タブレット5台の最大15台同時に使用可能です。自分自身がMicrosoft365のアカウントを使用する限りは何台でもPCが使用できます。もちろんiPhoneやiPad、Androidデバイスでも使用ができます。移動時間やスキマ時間にOfficeアプリを編集したいのであればMicrosoft365に加入すべきでしょう。

② 多くのアプリの使用が可能

デザインプリインストール版とMicrosoft365では、PowerPointで作成できる資料も違ってきます。Microsoft365ではデザインアイデアという機能が使用できます。クリックするとすぐにデザインが変化するという簡単な操作であり、今まで作成してきたプレゼンのデザインがチープに感じるほど、デザイン性に優れた機能になります。例えば、写真を貼り付けると、デザインアイデアが自動で写真を解析してデザインを作成してくれます。さらに、2021年7月からはドローソフトのVisioがMicrosoft365のプランに加わりました。Visioで図形を駆使し、パワフルなフローチャートを作成できます。このようなMicrosoft365のみに対応した機能がたくさんあるのです。

③ クラウドストレージ搭載

現在クラウドストレージをまだ使用していない人がいらっしゃいましたら、ぜひ活用してみて下さい。Microsoft365のOneDriveであれば、1TBのクラウドストレージをご利用可能です。

クラウド Dropbox Box Google ドライブ
容量 3TB 100GB 無制限 100GB 2TB
費用 月2,000円 月522円 月1,710円(※) 月250円 月1,300円

※ただしファイルのサイズが上限5GB

上記の表から大体1TBにつき月額約700円くらいの費用がかかっています。これは計算上、年間10,800円のMicrosoft365 Appsの料金のうち、

8,400円(700円×12ヶ月)

はOneDriveの価格と考えることもできます。
つまり計算上ですと年間10,800円のMicrosoft365 Appsのクラウドストレージ金額を引くと、

10,800円-8,400円=2,400円

Officeアプリにかかる金額は年間2,400円になるのです。
前述の通りプリインストール版Officeは約25,000円です。

Microsoft365と契約している場合、クラウドストレージの金額を省くと約8〜10年で同じ金額に到達します。そして、PCの耐久年数は一般的に5、6年、使用の仕方で持たせたとしても8〜10年。

プリインストール版のOfficeとMicrosoft365の価格は変わらないと言っても良いでしょう。

④ 最新版にアップデートし続ける

アップデートMicrosoft365はサブスクリプションサービスのため、常にアップデートがされていき最新の機能が使用できます。しかし、プリインストール版では2016年を購入した人は2016年のバージョンのまま、2019年を購入した人は2019年のバージョンのまま…というように、アップデートには非対応なのです。
つまり、5、6年使用すると、プリインストール版のOfficeとMicrosoft365は同じ金額で使用し続けられますが、この5、6年の間に圧倒的な機能の差が生まれてしまいます。このように、最新版の機能を常に使用できないということが、プリインストール版の欠点です。

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プリインストール版のOfficeをおすすめしない理由のまとめ
・自動保存機能がなく、「最新保存」とされるデータが増え続ける。
・クラウドストレージがなく、画像や動画など容量の大きいデータの保存に困る。
・ライセンスが一つしかなく、固定のPCでしか作業ができない。
・バージョンが更新されることはなく、取引先やお客様とバージョンの違いでスムーズに進まず迷惑が掛かる。

プリインストール版のOfficeとMicrosoft365の違い、あなたにはどちらが適しているでしょうか? 新型コロナウイルスの影響でテレワークが増加しております。新しいPCに買い替えたり、タブレットを購入する機会には、プリインストール版のOfficeが既に入ったPCではなく、まっさらなPCを購入してMicrosoft365に加入した方が結果的にコストパフォーマンスが高いでしょう。また、Microsoft365ほど機能は要らず、Web会議もしないという方には、通常のオフィスにクラウドストレージが付いたMicrosoft365 Apps for businessがオススメです。
そして、こちらのMicrosoft365やテレワークのために新しく購入するPCはテレワーク促進助成金やIT導入補助金を活用し、お得に導入が可能です。もし、このような助成金対策の申請が初めてという方もご安心下さい、私どもコウシンがお客様をサポート致します。

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