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大量にメール送信する方必見!改定されるGmailポリシーに対応すべき7つのチェックポイント

メール 大量配信

あなたの会社では、メールマガジンの配信やセールスメールを大量に一斉送信される際、どのような配信ツールを利用されていますか?
現在はクラウド型の一斉メール配信サービスを利用されている方が多いかと思いますが、ご自身のメーラーアプリでBCCにて大量に送信されたり、ひと昔前のPCインストール型の一斉メール配信アプリを使われている方は特に注意です。
実は2024年2月以降、GoogleはGmailアカウントへのメール送信者に対して「メール送信者のガイドライン」を発表しており、メールを大量に配信される場合にこのガイドラインに対応していないと、Gmailユーザーへメールが届かなくなる恐れがあります。

Googleが発表した要件内容は次の通りです。

Gmailアカウントに 1 日あたり5,000 件以上のメールを送信する送信者に対し、

1. 送信メールを認証すること

2. 未承諾のメールまたは迷惑メールを送信しないようにすること

3. 受信者がメールの配信登録を容易に解除できるようにすること

の 3 つが義務付けられます。

Gmailは、2023年のメールクライアント市場で世界シェアの約30%を占めています。
約18億人以上のアクティブユーザーによって、推定3,300億通のメールが毎日送受信されている、最も人気の高いメールサービスなのです。
毎月こんなにも多くの人々が利用するメールサービスに、メールが届かなくなるのはかなりの痛手。
きっと、お取引先や個人のお客様なども利用しているGmailなので、あなたのビジネスにも影響が及ぶことは間違いありません。
今回は、この新しいガイドラインの導入で困惑されている方のために、7つのチェックポイントと対応策を徹底解説いたします。

メール送信者に対しての「新しいガイドライン」とは?
わかりやすく徹底解説します!

まず、Googleが定めた「メール送信者に対しての新しいガイドライン」では、何が決められたのでしょうか。
送信担当者側と配信サービス側で定められた決まりを以下にまとめました。

これらの7つのチェックポイントを分かりやすく咀嚼して解説いたします。

送信担当者側に適用される要件

✅ SPF・DKIM・DMARC設定の必須化

SPFとは?

SPF(Sender Policy Framework)は、電子メールの送信元認証を目的とするインターネットの標準規格(標準プロトコル)です。SPFは、電子メールの送信元が正当であるかどうかを検証するために使用されます。これにより、ドメインのなりすましや偽造されたメールからくるスパムやフィッシング攻撃を減少させることができます。
例えば、会社から手紙を郵送する際、手紙にはその会社の社名やロゴが印字された公式な封筒で送られています。これにより、受け取り手は手紙が本当にその会社から送られたものであることを確認できるので安心して開封できます。
これと同じように、SPFは電子メールが信頼できる送信者から送られたものであるかを確認するための、証明書のようなものと言えます。このしるしがない場合は、なりすましや詐欺を警戒されてスパムメール扱いにされてしまうかもしれません。

SPF

SPFのイメージ

SPFの必須化は電子メールのセキュリティを向上させ、信頼性を高めるために重要な手段となります。SPFを有効にすることは、なりすましメールやフィッシング攻撃からくる潜在的なリスクに対処するための効果的な取り組みの一環となります。

DKIMとは?

DKIM(DomainKeys Identified Mail)は、電子メールの認証技術の一つで、送信者のドメインがメッセージを変更せずに送信したことを証明するための仕組みです。DKIMは電子メールの送信者認証を強化し、なりすましや改ざんからの保護を提供します。

DKIM

DKIMのイメージ

DMARCとは?

DMARC(Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)は、電子メールの送信者認証技術の一環であり、電子メールの認証と送信者ドメインの保護を強化するための仕組みです。DMARCは、SPFとDKIMと組み合わせて使用されます。
送信者は、メールの送信時に、DMARCポリシーと呼ばれる設定ファイルを作成します。このポリシーには、認証に失敗したメールの処理方法が定義されています。
受信者は、受信したメールの送信元ドメインの認証を行います。認証に成功した場合は、DMARCポリシーに従ってメールを処理します。
DMARCは、送信ドメイン認証の「送信元ドメインの認証・認証に失敗したメールの処理方法・認証結果のレポート」をすべて備えた技術です。
そのため、なりすましメール対策として最も効果的な技術とされています。

DMARC

DMARCのイメージ

​​

SPF、DKIM、DMARCの設定方法

SPF、DKIM、DMARCは、メールの送信元を認証するレコードです。
ここでいうレコードとは、インターネット上のコンピュータやサービスを名前で識別するためのシステム(DNS)に登録されている情報のことです。
これらのレコードを設定することで、なりすましメールの対策ができます。

メール配信サービスを利用している場合は、「SPF/DKIMの設定を必須化」について業者に問い合わせて確認しましょう。
自社から送信しているメールを確認する場合は、自社で送信されたメールを受け取り、メッセージ右上のアイコン(…)をクリックし「メッセージを表示」を選択すると状況がわかります(Gmailの場合)。
SPF、DKIMの欄に「PASS」と記載されていたらすでに設定されています。DKIMの欄が自社ドメインでない場合は、ドメイン管理者の方に問い合わせをして設定を再確認してください。


Outlookでの設定確認方法

Thunderbirdでの設定確認方法

Mail App(Mac)での設定確認方法


Outlookでの設定確認方法

  1. outlookメールウィンドウで、メッセージの上部にある「ファイル」または「ファイルタブ」をクリックします。
  2. メニュー内の「プロパティ」または「メッセージオプション」を選択します。
  3. プロパティまたはメッセージオプションのウィンドウが表示されます。ここで「Internet headers」または「インターネットヘッダー」セクションを探します。
  4. メールヘッダー内で、Received-SPFやAuthentication-Resultsなどのキーワードを検索して確認してください。


Thunderbirdでの設定確認方法

  1. Thunderbird メールウィンドウで、メッセージの上部にある「表示」または「View」メニューをクリックします。
  2. 「メッセージソース」または「Message Source」オプションを選択します。これにより、メールヘッダーが新しいウィンドウまたはタブで表示されます。
  3. メールヘッダー内で、Received-SPFやAuthentication-Resultsなどのキーワードを検索してください。


Mail App(Mac)での設定確認方法

  1. Mailメニューバーの上で、「表示」または「View」をクリックします。
  2. 「メッセージ」または「Message」を選択し、「全ヘッダ表示」または「Show Headers」を選択します。
  3. メールヘッダー内で、Received-SPFやAuthentication-Resultsなどのキーワードを検索してください。

 

✅ Gmailを送信元として設定しない

gmailあなたの会社は自社ドメインを使用していますか?
自社ドメインとは、会社が独自に登録しているインターネット上の住所です。
例えば、当社であれば「koushin.co.jp」となります。メールアドレスやホームページで使用されていますね。

本要件では送信元としてgmail.comを用いることを禁止し、必ず自社ドメインで送信することを定めています。
まだ自社ドメインを持たないままDM配信を行われている方は、自社ドメインを取得する必要が出てきます。

✅ 迷惑メール率を0.3%以下にする

実は以前からも、迷惑メール率が高くなると、メールが届きづらくなる仕組みがありました。
新しいガイドラインでは、Postmaster Toolsで報告されるスパム率を0.1%未満に保ち、スパム率が0.3%以上にならないようにしなければいけません。
SPF・DKIM、DMARCの設定をしてメールの評価点を上げることや、受信者から迷惑メールとして報告されないように「自分は何者であるのか(送信者)」「どのような要件でメールを送っているのか(件名)」などの情報をしっかり記載することをお勧めします。
※:Gmailが提供するメール配信の品質を向上させるためのツールです。このツールを活用することで、送信元ドメインの評判を向上させ、メールがGmailにスパムとして扱われるリスクを低減することができます。

設定配信サービスを利用していない方は、Googleが提供しているPostmaster Toolsをご利用ください。
Postmaster Toolsは、電子メール送信者が電子メールのパフォーマンスを分析し、メッセージを適切な場所に配信するのに役立ちます。Postmaster Toolsでは配信エラーやスパムレポート、フィードバックループなど、電子メールに関するデータと診断にアクセスできます。
このPostmaster Toolsを使用して、Gmailのメール送信者ガイドラインの要件を満たしていると確認することをお勧めします。
2024年初めに、GoogleによってPostmaster Toolsにコンプライアンス ステータス ダッシュボードが追加されました。それまでは、送信者はPostmaster Toolsやインターネット上で利用可能な他のオンライン ツールで現在入手可能な情報を使用して、電子メール送信者ガイドラインへの準拠を監視する必要があります。

 

 

配信サービス側に適用される要件

✅ ワンクリックでの登録解除を有効にし
メッセージ本文に登録解除用のリンクをわかりやすく表示する

これは、【受信者がメールの配信登録を簡単に解除できる方法を常に用意してください。】という要件です。

例えば、メールの下記に「配信停止はこちら」などのURLを置いておくことが大事になります。

ユーザーがメールの受信を停止できるようにすることで、開封率、クリック率、送信効率を上げることができます。ワンクリックでの登録解除に対応すると、ユーザーはメールの受信停止を簡単に行えるようになるのです。
1日に5,000件を超えるマーケティング目的のメールや配信登録されたメールを送信する場合は、ワンクリックでの登録解除に対応する必要があるので心当たりのある方は注意しましょう。

✅ メールの形式はRFC5322に準拠する

RFCというのは、メールに関する国際基準です。
例として、メールアドレスに『/ ! “@ # $ % & ‘ ( ) = ~ | \ ^ : ; * + ? .の文字は使ってはいけない』などの規定があります。
この国際基準に沿ってメールを作成する必要があります。
RFC 5322に準拠することは、メールを送受信しメールボックスを管理するための異なるソフトやアプリ、サーバー間でメッセージの正確な解釈と相互運用性を確保するために重要です。

✅ PTRレコード設定の必須化

PTRレコードとは、配信IPアドレスと配信ドメインの紐付けをする設定です。
これは配信サービス側の対応になります。

✅ ACRヘッダー設定の必須化

ACRヘッダーはメッセージが転送されたことを示し、転送者の身元を明らかにします。
これによって、メールの送信者が本物であるかどうかを受信サーバーが確認でき、スパムやフィッシング攻撃からユーザーを保護するのに役立ちます。つまりメールの信頼性と追跡可能性を高めるのです。
具体的な手順は、送信元ドメインやメール配信サービス、受信側のメールシステムによって異なりますが、以下の手順を実行してみてください。

  1. 送信元ドメインのSPF、DKIM、DMARCレコード(メールの送信元を認証するレコード)を設定します。
  2. メール配信サービスの設定で、ACRヘッダーを送信するように設定します。
  3. 受信側のメールシステムで、ACRヘッダーの検証を有効にします。

 

Google Workspace Microsoft365

Microsoft365・Google Workspace

これらの対策を実施することで、2024年2月1日以降もGmailにメールを正常に送信することができます。
なお、Gmailはこれらのガイドラインを順次強化していく予定です。そのため、2024年2月以降もガイドラインを常に確認することをオススメします。
では、どのようなメールシステムを利用すれば良いのか。
自社のメール配信状況を調査した結果、今現在DKIMやDMARCに未対応のサーバーを利用していた場合は、今回のガイドライン要件に対応しているMicrosoft365 OutlookGoogle Workspace、または一斉メール配信サービスへの乗り換えを検討してみてはいかがでしょうか。
Microsoft365 OutlookやGoogle Workspaceは、ビジネスに必要な多くの機能が集約されたグループウェアで、正規販売パートナーの庚伸では導入サポートをいたしております。
 
当社が自信を持ってオススメする理由は、当社自身が日々サービスを活用していることによってその信頼性と効果を確認しているからです。日々の業務において、当社が提供するサービスがどれほど重要で役立つものであるかを理解しており、約15年間利用してきたノウハウもあるため、お客様に自信をもってご提案できるのです。
さらに、当社はメルマガ配信による効果的なメールマーケティングも得意としており、一斉メール配信サービスの提供はもちろん、この分野でも知見を活かしたサポートが可能です。
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