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オフィスコンシェルジェのひとりごと

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ニューノーマルに必須の人材、情報システム担当者の重要性とは?

ニューノーマルに必須の人材、情報システム担当者の重要性とは?

新型コロナウイルスにより、テレワークを導入した従業員30人以上の都内企業は62.7%という調査結果が出ていましたが、貴社はいかがでしょうか。働き方改革やwithコロナ時代に向け、仕事の場所を選ばない働き方に益々注目が集まっています。

インターネットの普及率が上がるにつれ、ITの知識がなくとも少し調べることによって、比較的簡単にPCトラブルも解決が出来るようになりました。IT部門を通さずとも事業部門ごとで機器導入やクラウド利用をすることが出来ていると言います。しかし導入したものひとつひとつを繋げ、更に生産性を高める為にはどうしたら良いのかとなると、「どうしたらいいのかわからない」と弊社にお問合せをいただくお客様が大変多い印象です。

今までは専任がいなくとも何とかなっていたかもしれませんが、テレワークという働き方を整えたいとお考えの企業様や、これからの時代に乗り遅れないためには情報システム担当者は必須ポジションと言えます。今回はこの「情報システム担当者」の重要性をひとりごととして綴っていきます。

目次
■情報システム担当者の役割は大きく分けて4つ
・社内ヘルプデスク業務
・サーバー、PC、基幹システムなどのメンテナンス
・セキュリティ対策
・情報システム・ネットワークインフラの構築
■テレワーク導入で活躍する情報システム担当者
・豊富な知識でサービスの良し悪しを判断できる
・多数あるサービスから自社にあった適切なものを選択できる

■中小企業は情報システム担当者をシェアして安価に使う時代
■Dr.オフィスSystanのサービスメニューとお客様の声

情報システム担当者の役割は大きく分けて4つ


情報システム担当者の業務範囲や役割は企業様によってさまざまです。一人で担当されている場合や、総務部など他部門の方に兼任されている場合も多くあります。
企業の業務に関わるシステムの運用管理から、社員が使うPCやアプリケーションの管理など幅広い内容になっています。

■社内ヘルプデスク業務
PCの使い方やシステムの操作方法などの疑問に答えたり指導する業務です。
ITリテラシーは社員により異なりますので、それぞれのレベルに合わせた説明が必要となります。

■サーバー、PC、基幹システムなどのメンテナンス
新しいシステムを導入したときのPCにおけるセットアップや、故障したPCの入れ替えなどをする保守業務です。
サーバーを設置している場合は、サーバーの運用管理や保守も行い、障害が発生した場合は迅速な対応が求められます。PCやソフトウェアの資産管理、メールの設定管理も行います。

■セキュリティ対策
PCや自社の情報システムを守るセキュリティ対策を行います。不正アクセスやウィルスなどから情報漏洩を防がなければなりません。
どのようなセキュリティシステムを導入するのか、保全体制はどうするのかなど、自社システムに合った最適な対策を行います。

■情報システム・ネットワークインフラの構築
社内の情報システムやネットワークインフラの構築は、役割の中でも重要な業務になります。
各部門の業務内容を把握・分析し、ヒアリングを行って業務改善に役立つシステムを構築します。構築して終わりではなく、継続的に要望を集め、常に改善が求められます。

テレワーク導入で活躍する情報システム担当者


■豊富な知識でサービスの良し悪しを判断

例えば、薬局に薬は沢山ありますが、初めて飲む薬を「なんか良いって聞いたことあるし、とりあえず飲んでから考えよう」と選ぶ方はまずいませんよね。本当に自分に合っているのか、副作用は出ないのかなど、自身に何があるかわからない場合、専門知識がある薬剤師の方に聞くと思います。

ではシステムやアプリはいかがでしょう。調べれば製品情報や実際に使用されている人の声が出てくる時代になったことにより、情報システム担当者がいない企業様であっても、例えばテレワークに必要なWEB会議システムや電話転送ツールなど、それぞれを導入することは容易に出来るようになりました。しかしそれが本当に信用性はあるのか、現在使用している別のソフトに影響はないのか、自社に本当に合ったものなのかなどを調べずインストールをすることは、薬を「とりあえず飲んでから考えよう」とすることと同じです。
薬と違い、自分の身に直接何か作用することがないので軽く考えてしまいがちですが、とりあえずインストールしたことによりウィルスに感染し、会社情報が漏洩して大きな損害が出たとなっては取り返しがつきません。便利になってきた今だからこそ、危険かどうか判断が出来る専門知識をもった人材が必要です。

■多数あるサービスから自社にあった適切なものを選択できる
新型コロナウィルスによりその存在が一気に広まったのがWEB会議システムです。現在では法人での会議や商談、個人の飲み会と、幅広い用途で利用されています。検索をすると有名なZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなど、20社以上のシステムが出てきます。しかしテレワークにはWEB会議システムだけを導入すれば良いわけではありません。

  • 業務中のちょっとした相談や会話を手軽にした
  • 会社のPCの中の各種システムにアクセスしたい
  • 勤怠・就業状況が管理できない
  • 採用面接ができない
  • 外部デバイスによるウィルス感染対策はどうする

など、テレワーク中に出てくる沢山の課題それぞれに対し、自社の環境にあわせた選択をしなければ生産性はあがりません。テレワークをしてみたはいいけれど、業務効率が下がってしまい「テレワークは自社には難しかった」と言われる企業様も少なくありません。貴社のテレワークが成功するかどうかは、適切な選択ができるかどうかで大きな分かれ目となります。

中小企業は情報システム担当者をシェアして安価に使う時代


重要なことは良くわかったので、そろそろ情報システム担当者を雇わないとな。とお考えになられたご担当者様もいらっしゃるかと思います。
しかし、いざ採用しようと動いても、なかなか業務範囲にぴったり合う方と出会えなかったり、面接に来てくれない、他社決定で辞退の連絡がきた…など、このご時世では採用活動も困難を極めます。
また、新たに部署や職種を作らなければならない場合、稟議の申請からとなると重い腰がなかなか上がらないことも考えられます。そんな企業様には、是非情報システム担当者をシェアしていただくことをオススメします。

  • メリット
    ・新たなポジションや仕事内容を考えなくて良い
    ・採用活動をしなくて良い
    ・年間350万円~400万円の人件費がかからない
    ・不具合が起きた時や相談に乗ってほしい時だけ対応してくれる
    ・予防や対策を教えてくれる
  • デメリット
    ・自社の人間ではないので、社内にいない
    ・対応に時間がかかる場合がある

さまざまな判断と豊富な知識を持っている人材を雇うには、当然ですがそれなりの人件費が発生します。月々数千円で雇い入れずとも確保でき、更に人件費が削減できるのであれば、利用しない手はないのでしょうか。また、まずはシェアする情報システム担当者で必要な業務範囲を洗い出せば、自社専用の情報システム担当者を雇うときにも求人票の仕事内容がスムーズに作成でき、ミスマッチな採用を防ぐことができます。

Dr.オフィスSystan(シスタン)のサービスメニューとお客様の声


“まるであなたのオフィスのシステム担当者” というキャッチコピーにふさわしい、PC/ITサポートデスク“
Dr.オフィスSystan(シスタン)”というサービスに注目が集まっています。
主なサービスメニューは、社内ヘルプデスクや迅速なトラブルのサポートだけではなく、オフィス機器の健康診断による未然のトラブル回避から資産管理と、情報システム担当者の主な業務範囲をカバーしています。
ヘルプデスクやトラブルのサポートの範囲は、

  • パソコンが起動しない
  • 作成中のメールがどこかに消えてしまった
  • メールの送信、受信ができない
  • 社内のWi-fiが度々途切れる
  • テレワークで使用しているパソコンのネットが調子悪い
  • クラウドに入れたはずのファイルが共有できない
    といった「不具合やトラブルが起きた、困った」と感じたものであれば何でも該当します。

解決方法は3段階でご用意しており、いずれかで解決へ導きます。
1.いただいたお電話口でそのまま
2.お電話での解決が難しい場合は、お客様のパソコンに遠隔(リモート)アクセス
3.それでも困難なものに関しては、技術者が直接お伺い
※技術者が全員対応中の場合やタイミングによっては、いずれも少々お時間をいただくことがございますのでご了承ください。24営業時間内に対応出来る様、努めております。

実際にご利用いただいているお客様からは、遠隔(リモート)アクセスの人気が高い傾向にあります。「パソコンに詳しくないから何が起きているのか説明できない。」といった方が多く、その不具合が起きているパソコンに技術者が遠隔アクセスし、同じ画面を共有します。症状の説明が不要になることにより、ご担当者の方のストレス軽減と、説明する時間が短縮され、技術者側も判断速度を上げることができます。「その場で解決してもらえるとは思っていませんでした。」というお喜びの声をいただくことも多くあります。

また、個人任せにしがちな社員の皆様のパソコン利用状況、セキュリティ対策の更新状況から、UTM*やサーバーの稼働状況、社内ネットワーク上のIT機器までを理解し易い形で【健康診断レポート】としてお届けしています。ログだけだとイメージが伝わらないことでも、健康診断レポートで図や絵にして見ることで、サービスを利用いただいているお客様から分かりやすいというお声をいただいています。「Aさんのパソコン、凄い熱をもってる…これ大丈夫なの?」「Bさんのパソコン、何故かまだWindows7なんだけど…」「Cさんのパソコン、ウイルス対策ソフトが無効になってる!」など事前にそれぞれ状況が分かれば、買い替えやセキュリティ対策なども立てやすくなり予算も組みやすくなります。
*UTM…さまざまな視点から統合的なセキュリティ対策を実施すること、またそれを実現するためのセキュリティシステム

貴社内には常におりませんが、「何かあったらすぐ聞ける所がある」という安心感は、社員の皆様や兼任で情報システム担当をしているご担当者の方の負担をかなり軽くできるのではないでしょうか。また「テレワークでこのシステムを導入したい」「他社からセキュリティのことで、こんなことを言われたんだけど…?」といった、ちょっとしたお悩み相談もいつでもお伺いできます。

なんでも調べることができる便利な時代になってきたからこそ、知識が精査でき正しく使える専任の人材は必須です。情報システム担当者が必要だと感じられた際は、是非我々オフィスコンシェルジェにお問合せください。

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