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オフィスコンシェルジェのひとりごと

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締切迫る!人事部泣かせの複雑な勤怠管理もIT導入補助金で解決

人事部泣かせの複雑な勤怠管理もIT導入補助金で解決

2020年3月より本格的に猛威を奮ってきた新型コロナウイルス。これに伴い、多くの企業では仕事を在宅で行うテレワークが増加し続けております。テレワークに関しての対策や管理など、急速に行われ、慌ただしく混乱した上半期であったと思います。
 その中で特にあおりをうけてしまったのは、労務人事部門の方ではないでしょうか。テレワークの勤怠管理や、労働時間の改善など、従業員の為に変化する働き方に対応し、労務人事部門としても対応をしなければならないケースが多々あり、ご担当者の方はもちろん、経営者の方々もそれらの管理に必要以上の労力を費やしているのではないでしょうか。

ニューノーマル時代の働き方へ変化、労務管理は複雑化…

 日本の労働基準法は「工場法」という戦前の法律がベースとなっています。そのため、労働基準法は画一的な労働を大前提として法律の設計がされていました。しかし、時代が遷移する中でその働き方が多様化し、シフト制の勤務や直行直帰、リモートワーク等、従来の労務管理ではカバーしきれない各種働き方が生まれてきました。
 それらを実情に即した形にする為、2020年に働き方改革関連法案が施行されましたが、これらは結局のところ単なる労働時間の規制法案となってしまい、単に労務人事部門の作業負荷の増加といった結果になってしまっています。その最中、新型コロナウイルスの拡大によるテレワーク、時差出勤がダメ押しとなり、一人にかける労務管理の時間はより一層増大しており、個人の努力で何とかなるレベルを超えていると考えられた担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「Excelでテレワークしている従業員の労務管理を行うには限界を感じる」
「労務人事部門こそテレワークできそうなのに、タイムカードの集計をする為に出勤せざるを得ない」
「月末になって初めて残業時間の超過に気が付いた」
「社長から見て、テレワークなのか有給なのかが分からない」


この様に悩まれている労務担当者様、社長様は多いかと思いますが、今までのやり方を変える事にハードルを感じている方も同じくらい多いのではないでしょうか?
Dr.オフィスLookJOB2を使うことで、それらを簡単に解決できます!

Dr.オフィスLookJOB2は、従来のタイムカードとは何が違うの?

Dr.オフィスLookJOB2 とは言え、タイムカードからDr.オフィスLookJOB2に変えたとして、どんな違いがあるのでしょうか? それらについて簡単にご案内させていただきます。Dr.オフィスLookJOB2には大きく10種類の機能/特徴が備わっており、大きく「社員様向け」、「労務経理担当者様向け」、「経営者向け」、にとっての嬉しい機能になっています。

社員様、部門長様向け機能

  1. スマートフォンやICカード(Suica等)を使って簡単に打刻が出来る。
  2. 有給日数がいつでも確認できる。
  3. 有給の申請・承認がいつでも何処でも出来る。

労務経理担当者様向け機能

  1. 勤怠データをお使いの給与ソフトに出力できる。
  2. シフトに合わせた勤務時間を集計できる。
  3. 登録人数が無制限(辞めた方の労務記録を管理し直さないで良い)

経営者様向け機能

  1. 打刻した場所をGPSで把握できる。
  2. 働き方改革に対応、労働基準監督署不安を解消。
  3. 社員の勤務状況の確認を見える化して把握出来る。
  4. 多拠点の勤怠情報を一元管理出来る。

当然、これらの機能により労務経理担当様の作業時間の大幅な削減につながるのですが、今回はあえて、経営者様に向けたメリットについてご紹介したいと思います。

経営者必見!Dr.オフィスLookJOB2ならではのメリットとは!

 経営者様にとっての機能は先ほども記載致しましたが、それが一体経営資源を活用する中でどの様なメリットになるのでしょうか。それぞれ、具体例を交えて説明したいと思います。

  1. 打刻した場所をGPSで把握できる
    直接出社していれば会社に来ているか、仕事をしているかは一目瞭然ですが、テレワークや顧客先への直行等の場合、それらの判断をしかねている方も多いかと思います。それ以外にも、例えばテレワークと出社が混在している様な企業様の場合、他の従業員の方がテレワークを実施している従業員に対し、「さぼっているのでは?」と考えてしまいがちであり、それらの疑念を払しょくするためにも、従業員の方がしっかり自宅や客先で仕事をしているという記録を残してあげることが大切となります。
    スマホやタブレットにDr.オフィスLookJOB2をインストールすれば、打刻した場所の座標を取得でき、GoogleMapsとの連携により、地図上で正確な打刻位置を確認することができます。また、Dr.オフィスLookJOB2の打刻は非常に簡単なため、例えば休憩や何かしらの家事等で業務を中断せざるを得なくなった場合も、すぐに打刻をする事が出来ます。

  2. 働き方改革に対応、労働基準監督署不安を解消
    例えば、働き方改革関連法案では残業時間を月45時間、年360時間以下とする事が求められており、違反すると6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が求められる可能性があります。しかし、タイムカードでは残業時間の超過が発覚するのは締め作業を行った時点であり、意図せずに残業時間を超過してしまう可能性が高いです。
    Dr.オフィスLookJOB2には年間残業時間の多い社員、有休消化が足りていない社員、遅刻・早退・欠勤回数の多い社員の情報を通知する機能があるので意図しない法令違反を防止することができます。

  3. 多拠点の勤怠情報を一元管理出来る。
    勤怠データは全てクラウド上のデータベースに格納しますので、多拠点に渡る勤怠処理も本社で処理が完結します。その為、タイムカードが届くのを待つ必要がありません。テレワークを実施するときにはもちろん、例えば派遣スタッフやアルバイトの方(※)の勤怠管理を紙で行っている企業様にとっても、それらを一元管理することができます!
    ※Dr.オフィスLookJOB2は登録人数無制限の為、派遣スタッフやアルバイトの方にアカウントを配っても金銭的な負担が一切ありません!

今がチャンス!補助金を使って1/4の金額で導入できます!

皆さんはIT導入補助金をご存知でしょうか。IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者等の方々が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を補助することで、みなさまの業務効率化・売上アップをサポートするものです。実はDr.オフィスLookJOB2はIT導入助成金の対象商品となっており、最大で3/4までの経費が国から補助されます。

 また、Dr.オフィスLookJOB2には従来のライセンス型のほかに、買い切り型のものもございます(Dr.オフィスLookJOB2 for Server)。IT導入補助金ではライセンス型製品については12か月分しか補助が出ませんが、買い切り型の製品では満額補助対象となる為、断然お得です!

 もし、テレワークを抜きに考えても、月の締め作業に1.5時間以上時間をかけられている企業様にとってはメリットの方が大きいです!(※)

※企業が給与を含めた1人の人にかける諸経費を3000円/時と計算

比較グラフ

イメージ図 赤枠の部分が補助対象となります

締め切りはなんとー週間!? 少しでも検討している方はまずは登録を!

こちらのIT導入補助金の申請、締切が本当に間近になっています。締め切り自体は11月2日(月)17:00が補助金申請の締め切りなのですが、補助金を受け取る為にはgBizIDを取得しなければならず、IDの発行には1~3週間かかります
ということは、今週中から来週の前半(~10/12(月))の期間でgBizIDを取得しなければいけません。
 gBizIDの申請は無料ですぐに終わります。まずはIDを取得しておくことで、機会損失を防ぐことができます。極論、IT導入補助金を活用するかしないかは、登録をした後に考えても良いので、まずはgBizIDに登録してみましょう。(gBizID公式ページ:https://gbiz-id.go.jp

 来年度のIT導入補助金は現時点では目途が立っておらず、このIT導入補助金を受け取れるのは今だけになる可能性が高いです。テレワークの改善や働き方改革の推進、新型コロナウイルスが収束した後も、変わらず活用出来る機能があります。

コウシンではIT導入補助金を上手に活用してDr.オフィスLookJOB2をお得にご導入頂ける方法を支援いたしますので、気軽にお問い合わせ下さい。

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