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業務を現場視点で自動化するRPA。導入メリットと落とし穴

RPA

労働人口の減少にともなう人手不足への対応や働き方改革の推進を背景にRPAがにわかに脚光を浴びています。とは言え、「導入に費用が掛かった挙句使えない」「導入を進めていた人がいなくなってしまい、ブラックボックスになっている」と、不穏なワードを聞くことも多いです。今回はRPAとはなにか? どんなことができるのかなどを解説していきます。

<目次>
そもそも、RPAとは?
RPA適用が勧められる領域とメリット
魔法のツールではない? RPAの落とし穴
RPA導入を成功に導くには
中小企業におけるRPAの今後

そもそも、RPAとは?

例えば「毎日、受発注のExcel伝票データを販売管理システムに転記し、伝票データはファイル名を書き換えてファイルサーバーの該当フォルダに保管する」といった業務があったとします。このような業務はあまり知識や経験、判断力はいらないけれど手間がかかりますよね。そのような反復作業を「ロボット」に一部肩代わりさせようというのがRPA(Robotic Process Automation)の考え方です。
「ロボット」というと寿司を握るロボットやaiboのような、ハード的なロボットをイメージしがちですが、RPAで言う「ロボット」とは、既存のITシステムと人間の間に立って、定型的なソフトウェア操作や入力を人間に代わって行うもう1つのソフトウェアのことです。作業を流れに沿ってRPAツールに1つ1つ教え込んでシナリオ化しておくと、以降は画面のボタンクリック1発で当該作業が自動実行できるようになります。

RPA ロボット 自動化

今まで行なっていた定型的な入力や操作はロボットが代行します。

そのシナリオこそ「ロボット」の実態で、特定業務専用にRPAツールで自動/半自動で生成されたプログラムのことです(イメージとしては、Excelのマクロをさらに広げたイメージです)。一般的にプログラムはエンジニアがプログラム言語で開発しますが、RPAの場合は画面操作や簡易的なスクリプト記述だけでプログラムが生成され、ITの専門知識がない業務部門の人でも思い通りに自動化ロボットが作成できます。これが従来のIT開発と大きく違うところです。

RPA適用が勧められる領域とメリット

業務の現場では、「シンプルだが量が多くて面倒な作業」がどうしても生じてしまいます。その中でも、処理順番や方法が決まっていて、扱う情報もある程度決まっているような、繰り返し単純作業(定型反復作業)がかなりあるはずです。それがRPAの得意な領域です。
例えば、記事冒頭の転記作業を想像してみてください。営業から送られてくるExcel伝票を1つ1つ開いて、特定セルの数字をコピーしては販売管理システム画面の入力フィールドにペーストする作業を何度も繰り返し、Excelファイルをリネームして仕訳してファイルサーバーのフォルダに格納する……こうした作業は誰かが必ずしなければなりません。作業時間は1件あたり1分程度かもしれませんが、伝票が数十、数百とあり、毎日、あるいは週に何度と発生する作業であれば、年間では数百時間を超えてしまいます。

RPA ロボット 自動化

単純作業はロボットが代行、従業員自身のためのセルフラーニングなどの活動に割り当てることができます。

RPAを導入すると、こうした作業の流れをツールに覚え込ませて自動化ロボットが作成できます。ロボットは、24時間365日、休みもせずに何度でも高速で繰り返し自動処理を続けることができます。従業員は処理の進捗状況や処理結果、エラーの有無などに気をつけていればよいので、精神的にストレスが軽減しますし、実作業時間は大きく削減可能になります。そこで生まれた余裕時間は、他の生産的な業務や人間でなければできない業務、あるいは従業員自身のためのセルフラーニングなどの活動に割り当てることができます。

魔法のツールではない? RPAの落とし穴

単純な定型反復作業をロボット化・自動化することで、月間労働時間を1万2000時間も削減できたという大企業の凄い事例もあります。そこまでいかなくてもすでに多くの中堅・大企業がRPA導入・運用を経験しており、業務負荷軽減、生産性向上に効果を実感しているケースが多くなりました。一方、導入失敗ケースも一部明らかになっています。特に大きな失敗に結びつくのは、対象とする業務選びの間違いです。人間の判断を必要とする業務、人間によるチェックがないと先に進まない業務、一度エラーが発生すると多大な回復時間と手間を要する業務などでは、業務フローとロボットの処理フローをよく設計しないと、思うような効果が上がらないことがままあります。
また、ロボットが扱うデータの出処となるシステムやWebサイト、あるいはクラウドサービスの仕様が頻繁に変わるような場合には、その度に処理が一時停止や保留となり、その後の確認作業ややり直し、ロボットの改修などに多大な労力が必要になります。
さらにロボットが社内で多数利用されるようになると、一時的に使用したあと使われていないロボットがいつまでも残っていたり、業務ルールやエチケットに反する処理を行うロボットが勝手に作成される、いわゆる「野良ロボット」(管理されていないロボット)が増えたりしていきます。そのようにロボット管理が行き届かないと、セキュリティやガバナンス、あるいはライセンスコスト上のリスクになります。

RPA ロボット 自動化

ロボット管理が行き届かないと、セキュリティやガバナンス、あるいはライセンスコスト上のリスクになります。

また、ロボット作成(シナリオ作成)上のノウハウ取得に時間がかかりがちなことも指摘されています。一般的な業務の流れのシナリオ化は簡単でも、例外が生じた場合の対応の仕方はバリエーションが多いため、定義不十分なまま運用を開始してしまうと、エラーが頻発してすぐに使われなくなってしまいます。これが初期に起きると「だからRPAはダメだ」となって、せっかくの業務改善の機会を失ってしまいますから気をつけたいところです。例外処理手順も十分に盛り込んでシナリオを設計するには、RPAツールへの慣れや設計知識・ノウハウと現場業務ノウハウが必要なため、ある程度のトレーニング期間が必要です。

RPA導入を成功に導くには

RPAの導入に成功する会社はある共通事項があります。それは、組織にRPA推進チームを作り、業務部門を巻き込んで業務自動化・RPA化を進めるという点です。対象業務の絞り込み、シナリオ設計や運用ルール定義、業務ルールやプロセスの再構築などさまざまな面で、現場とRPA推進チームが知識や意識を共有し、ロボットを一緒に作り、試用しては改善を繰り返すことで両者のノウハウが磨かれていき、やがて上述のような課題が解決していきます。
一般に、現場から最初に上がってくる案は部分最適になるケースが多いため、社内を横断するようなプロジェクトには、組織トップからのRPA推進コミットメントが効果的です。その際、推進チームが構成しにくければ、1人でもよいので、RPA化の相談やサポートができるスタッフを任命しておくことが、RPA浸透の近道です。
また、野良ロボット出現などの管理上の問題は、多数のロボットの運用管理を一元化して行える機能を備えたRPAツールを適用すれば簡単に防ぐことができます。

RPAを成功せさるには、RPAがもたらす従業員の意識変容やモチベーション、満足度向上を評価することが大事です。

ただし、運用管理機能を含め多機能であればあるほど、RPAの導入費用とランニングコスト(ロボット台数やユーザー数に応じた使用料金)がトータルで上がります。中小企業の場合は業務量が大企業に比べて少なく、全体で短縮できる労働時間数も少なくなり、費用対効果が大企業に比べて出にくいのが実情です。その一方で、従業員の働き方満足度向上や、残業時間削減、新事業創出のための余裕時間確保などを目標にして既存業務の徹底した自動化・省力化をめざした企業では、RPA導入によるプラス効果を実感しているケースが多いようです。必ずしも既存業務の人件費との比較だけで考えるのではなく、RPAがもたらす従業員の意識変容やモチベーション、満足度向上といった面からも評価されることをオススメします。

中小企業におけるRPAの今後

RPAの「ロボット」は別名「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれます。24時間365日、文句も言わずに働きつづけるロボットは、ビジネスのスピード化にともなうオフィス業務増大傾向のなか、従業員の業務負荷軽減・労働時間削減に間違いなく役立ちます。また単純反復作業のためだけに従業員を雇うのに比べると、大きな人件費削減にもつながります。さらに、ペーパーレス化/デジタル化、DXの推進にも大きな役割を担うことができます。コロナ禍によるリモートワークの普及により、業務のペーパーレス化や自動化の重要性が広く認識されるようになりましたが、これを背景に、AI OCRとロボット処理を組み合わせた紙伝票・書類のデジタル化とデジタル保管の仕組みに注目が集まるようになりました。今年から施行された改正電子帳簿保存法に対応した国税関連書類のデジタル保存に、AI OCR+RPAを適用するケースも増えています。
特に中小企業では労働力不足、専門人材不足に悩むケースが顕著です。その中で事業の注力分野に集中するには、非生産的業務の整理やRPA化が1つの有効な解決策になりえます。興味をもたれたら、実際のRPA製品で比較検討してみることをオススメします。

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