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勤怠管理システムに｢安否確認｣がついた！いざという時に役立つメリットと選び方

2026.01.09
2026.01.31

毎日の出退勤を記録する「勤怠管理システム」。最近では地震災害時に従業員の無事を確かめる「安否確認機能」がセットになったサービスが増えているのをご存知でしょうか？
「なぜ勤怠システムに安否確認？」と思われるかもしれませんが、実はこの２つ、非常に相性が良いのです。今回は、この連携機能がなぜ便利なのか、どう選べば失敗しないのかを、具体的な活用術とあわせて解説します。

なぜ「勤怠管理」と「安否確認」をセットにするのか？

勤怠管理システムは、出退勤の時間や休暇を記録し、給与計算や法令遵守に役立てるためのツールです。最近はインターネット経由で利用するSaaS（サーズ＝Software as a Service）と呼ばれるクラウド型のシステムが主流で、スマホやPCから場所を選ばずに打刻できるものが増えています。
一方、安否確認システムは災害時に従業員へメッセージを送り、｢無事か｣｢出社できるか｣といった状況を集めるための仕組みです。これらを一つにまとめると、現場の従業員と管理者の双方にメリットが生まれます。

１. いざという時､｢使い慣れた画面｣だから慌てない

災害時は誰でもパニックになりがちです。たまにしか使わない専用の安否確認ツールだと、「ログインIDは何だっけ？」「操作方法がわからない」といった混乱が起きかねません。毎日使っている勤怠管理システムなら、従業員はいつもの手順でシステムを開くだけ。直感的に操作できるため、心理的な負担も軽くなり、スムーズな安否報告が期待できます。

２. ｢どこにいたか｣が推測しやすくなる

従業員の安全を守るには、現在地の把握が欠かせません。勤怠打刻と一緒に位置情報（GPS）を記録している場合、災害発生時に「最後にどこで打刻したか」というデータが、居場所を特定する大きな手がかりになります。「出社中なのか、在宅勤務なのか」「被災エリアにいるのか」といった情報を素早く絞り込めるため、会社として的確な救助や支援の指示が出しやすくなるでしょう。

３. 管理の手間とコストを一度にカット

別々のシステムを契約すると、社員情報の更新やアカウント管理の手間が２倍になります。システムを一本化すれば、日々のメンテナンスは１回で済み、業務効率が上がります。また、コスト面でも別々に導入するより安く抑えられるケースが多く、予算を有効に使えます。

失敗しないシステムの選び方

では、実際にどのような視点で製品を選べばよいのでしょうか。機能表を見るだけでは気づきにくい、現場目線のポイントを整理しました。

自社の働き方に合っているか

工場のシフト制、オフィスのテレワークなど、業種によって必要な機能は違います。まずは「今の勤怠管理で困っていること」を洗い出し、それを解決できる機能があるかを確認しましょう。安否確認についても、従業員の移動範囲や勤務形態に合った通知手段があるかがカギになります。

｢つながりやすさ」と「答えやすさ｣

災害時は電話の音声回線がつながりにくくなるため、メールや専用アプリ、プッシュ通知など、複数の連絡手段を持っているシステムが安心です。特にメールは比較的つながりやすいと言われています。また、従業員がワンタップで回答できるようなシンプルな画面設計かどうかも重要です。管理者が回答状況をパッと見て集計できる機能があれば、次の対策も立てやすくなります。

導入後のサポート体制

「操作がわからない」「トラブルが起きた」という時、頼れる窓口があるかは長く使う上で大切なポイントです。電話やチャット、画面共有など、自社の担当者が相談しやすいサポート体制が整っているか、事前にチェックしておきましょう。

日頃の「慣れ」が命を守る

便利なシステムも、ただ導入するだけでは効果を発揮しません。いつ災害が起きても動じないよう、定期的な訓練を行うことをおすすめします。「通知が届いたら回答する」という流れを一度でも体験しておけば、実際の災害時も落ち着いて行動できます。また、訓練を行うことで、連絡先の登録ミスや通知設定の不備に気づくきっかけにもなります。
また、位置情報や個人の安否情報はデリケートなデータです。「安否確認以外の目的では使用しない」「限られた管理者しか閲覧しない」といったルールを明確にし、従業員に安心して使ってもらえる環境を整えましょう。

コストを抑えて勤怠管理と安否確認を手に入れる

最後に、こうしたニーズに応える具体的な製品として、勤怠管理システムに安否確認機能が加わった「Dr.オフィスLookJOB2」をご紹介します。
このシステムの特徴は、普段の出退勤打刻で取得したGPSデータを活かし、災害時にもいつもの画面からスムーズに安否報告ができる点です。従業員は迷わず操作でき、管理者は最新の滞在エリアを把握して素早い対応につなげられます。
また、コストパフォーマンスの高さも魅力のひとつ。勤怠管理と安否確認の機能がセットになった「Dr.オフィスLookJOB2」は、登録できる人数が無制限ながら月額19,600円の定額制。人数が増えても料金が変わらないため、コストを気にする中小企業でも導入しやすい設定になっています。
企業の責任として「BCP対策（事業継続計画）」が求められる今、従業員の安全確認は日常業務の一部になりつつあります。もしもの備えと日々の効率化を両立させたいとお考えなら、勤怠管理と安否確認がセットになったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。