東日本大震災から15年。災害時に備えたBCP対策は万全ですか？従業員と会社を守る事業継続計画に必要なもの
2011年3月11日の東日本大震災から、今年でちょうど15年。
当時の痛ましい記憶と教訓を胸に、多くの企業が水や食料を備蓄し、緊急時のマニュアルを作成したはずです。しかし、15年という長い月日が経った今、あなたの会社の防災対策は「棚の奥で埃をかぶる、形骸化したルール」になっていないでしょうか？
政府の地震調査委員会は、マグニチュード７クラスの『首都直下地震』が今後30年以内に70％の確率で発生すると予測しています。もし明日、その「70％」が現実のものとなった時、従業員の命と会社のビジネスを守り抜く具体的なアクションがパッと思い浮かばないとしたら……それは非常に危険な状態（要注意）と言わざるを得ません。
この「いざという時の対策」を実践的に体系化させ、企業の命綱となるものこそがＢＣＰ（Business Continuity Plan：事業継続計画）です。
BCPが真に機能していれば、万一の大災害時でも、中小企業が受けるビジネス上のダメージを最小限に食い止めることができます。例えば、株式会社オイルプラントナトリ社は、15年前の東日本大震災において津波で工場全体が壊滅的な被害を受けました。しかし、あらかじめ策定していたBCPを的確に運用したことで、一人の犠牲者も出すことなく、なんと震災からわずか８日後には事業再開を果たしたのです。
このように、生きたBCPを練り上げておくことは、計画的かつ迅速な事業再開を可能にするだけでなく、「いかなる時も従業員と顧客を守り抜く企業」としてステークホルダーからの絶大な信頼に繋がるだけでなく、従業員満足度（ES：Employee Satisfaction）の向上に加え、人材採用時には求職者に対しても強力な企業ブランディングとなります。
＜目次＞
・BCP対策の大切さ。後の祭りにしないために
・BCP対策はどのようなことをすれば良いか。ビジネスインパクト分析って？
・BCP対策を行った後、私たちの心がけ
・コウシンではこのような防災・BCP対策をご支援いたします
・安否確認機能が付いた勤怠管理システムという選択肢
BCP対策の大切さ。後の祭りにしないために
ではBCP対策とは、具体的にどのような対策なのでしょうか？ 人によっては、災害時の避難対策と思われるかもしれませんが、それは少し間違いです。本来BCP対策とは、企業が緊急事態時に事業を継続するための手段を決めておく事前計画のことです。今回は四大経営資源と呼ばれる『人・モノ・情報・カネ(金)』のうち、お金を除いた３つに分類し、その代表的な例とメリットを解説いたします。
『人』のBCP対策例
指揮管理体制を整えておくことにより、安否確認を迅速に行える。それにより、その後の指示を速やかに行うことができる。
災害直後の帰宅を抑制することにより、二次災害(地震後の落下物による負傷、ガス復旧によるタイムラグのある火災)へ巻き込まれることを防げる。
業務内容を均一化することにより、『XXさんがいないと業務が進まない』といった事態を減らし、ボトルネックの解消が行える。
『モノ』のBCP対策例
複数エリアから原材料を仕入れることにより、自然災害による原料メーカー工場の被災時に受けるリスクを低減することができる。
非常電源の確保、電源の高所化等により、営業再開を早期に行うことができる。
破損やそれに伴うデータ損失を防ぐことができる。また、従業員の怪我の防止にもなる。
『情報』のBCP対策例
万一データが破損、ロストしたときにも、別拠点に保存しておいたデータを同期させることによって迅速な復旧ができる。
データをクラウド環境や他拠点に置くことにより、物理的なデータの損傷を防ぐことができる。また、一部業務については出社をせず、迅速なテレワーク体制に移行できる。
BCP対策の取り組みをすることにより、これらのようなメリットに繋がることが分かります。さらに、BCP対策に取り組んでいること自体、取引先側がBCP対策に取り組む際のリスクヘッジ用の会社として、あなたの会社が選抜される可能性が高くなるというベネフィットもあるのです。
BCP対策はどのようなことをすれば良いか。
ビジネスインパクト分析って？
とはいえ、BCP対策に必要性を感じ、自社でのBCP対策を始めようとされる経営者の方は、何から手をつければ良いのか分からないかもしれません。これは企業ごとの経営方針や各対策の重要性の順位が違うため、その企業に合った唯一のBCPを策定していく必要があります。それらの順位付けをするためには、まずは『ビジネスインパクト分析』を行いましょう。ビジネスインパクト分析とは、事業を構成する個々の業務が災害などによって停止・中断した際の影響を分析することです(下表参照)。このビジネスインパクト分析をもとに、BCP対策の一連の流れを策定していきます。この分析方法は以下の手順で簡単に行うことができます。
- 各部門における業務内容を次々と書き起こし、それらの業務を行うためのリソースを記載します。
- その業務が顧客へ与える影響、収益に与える影響、社会的な信用度に与える影響をそれぞれ５段階評価します。
- ２で数値化したそれぞれの項目を掛け算し、数字を出して優先順位を決定します(数値が大きいほど優先順位が高いです)。
- 最後に、それぞれの業務についていつまでに復旧できればダメージが少ないかの時間(RTO※と言います)を決めます。
ビジネスインパクト分析の最大のメリットは、組織に存在するリスクを洗い出すことでそれらの対策を考えることが出来るようになり、リスク及びそれらのマネジメント方法を社内で共通認識として持てるようになることです。
※RTO（Recovery Time Objective）とは、システム障害発生時、「どのくらいの時間で（いつまでに）」システムを復旧させるかの目標値です。
BCP対策を行った後、私たちの心がけ
事業継続計画（BCP）策定の効果（複数回答）※母数は事業継続計画（BCP）を「策定している」と回答した企業1,994社。2019年５月調査は1,434社。
ビジネスインパクト分析から始まり、各種BCPを策定し災害対策をしたとしても、防災訓練と同じくそれらを定期的に見直しする必要があります。この行動により、従業員の日頃の意識付けが高まりますし、あらかじめ中心になって対応する担当者を決めておくことで、実際に災害が起きた際に速やかに対策がとれるようになります。ましてや、大企業と比べ従業員数が少ない人員でイレギュラーに対応しなければならない中小企業においては、リスクマネジメントを行うために定期的なBCPの見直しが不可欠です。
ちなみに、BCP対策を策定している企業に対して行ったレポート結果によると、「従業員のリスクに対する意識が向上した」という意見が半数を上回りました（55.5%）。その他にも「事業の優先順位が明確になった」（33.4%）、「業務の定型化・マニュアル化が進んだ」（33.0%）という結果を得られています。
コウシンではこのような防災・BCP対策をご支援いたします
また、BCP策定までは考える時間や人材が足りない…という事業者様のために、コウシンでは災害時のリスクを減少させるためのツールとして、例えばこのような製品・サービスをオススメします。
コウシンで提供できる各種ツール(例)
防災バッグ、ヘルメット、ファーストエイドキット、飲料水、懐中電灯、ラジオ、防寒具、非常食セット、消火器、AED(※１)
クラウドサーバー構築、データのコンビニ印刷設定、拠点間バックアップ、UPS(無停電電源装置)、耐震性の高いオフィスへの移転(※２)
Microsoft365/Google Workspaceといったグループウェア、クラウドPBX、電子契約書
従業員専用のホームページ、安否確認メール（安否確認つき勤怠管理システム）
※1：コウシンでは高度医療機器販売業の許可を取得しているため、医療機器の販売が可能です。
※2：宅建業許可、内装業の許可を取得しているため対応可能です。
スマホで表示した際の社内報
例えば、当社ではWeb社内報を日頃から活用しております。この従業員のみが閲覧できる社内ポータルサイトでは、主に就業規則や人事情報、従業員紹介から各種周知事項などを中心に掲載しておりますが、災害などの有事の際にも落ち着いて行動できるよう、細かな対応方法をまとめたマニュアルがいつでも閲覧できるようになっております。そして毎年９月の防災の日には、こちらの社内ポータルサイトを利用して全社員で非常時対応のマニュアルの再確認を行い、当社が提供する安否確認機能つき勤怠管理システムの「Dr.オフィスLookJOB2」にて、各自のスマートフォンで安否確認メール送信のトレーニングも実施しております。ポータルサイトでは社内情報を共有しているのでBCPにも役立ちますし、日常の企業運営にも活用できます。
安否確認機能が付いた勤怠管理システムという選択肢
安否確認機能つき勤怠管理システムとは、従業員が毎日必ず利用する「出退勤打刻」のプラットフォームに、災害時の「安否報告機能」を統合した次世代のBCPソリューションです。日常業務の延長線上に防災の仕組みを組み込むことで、非常時の初動対応を自動化・迅速化し、企業と従業員の命をつなぐ役割を果たします。
「Dr.オフィスLookJOB2」の勤怠打刻画面＋安否報告画面
コウシンが提供する「Dr.オフィスLookJOB2」は、日本初となる特許取得済（特許第7169410号）の安否確認機能を搭載した画期的なクラウド勤怠管理システムです。
勤怠打刻時に打刻位置データを取得するため、災害発生時は「誰が被災エリアにいるか」を即座に絞り込めます。該当する従業員には自動で安否確認メールが配信され、いつもの出退勤画面に安否報告画面が優先表示されるため、パニック時でも迷わず安否報告を完了できます。
このように、コウシンでは幅広い分野でお客様の円滑な業務をトータルでご支援いたします。BCP対策もコウシンへお気軽にご相談ください。
“コスパ最強”の勤怠管理システム
