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災害時に備えたBCP対策は万全ですか? 従業員と会社を守る事業継続計画とは

BCP

『首都直下地震』というキーワードはご存知でしょうか。政府の地震調査委員会が今後30年以内に70%の確率で起きると予測している、マグニチュード7程度の大地震です。このパーセンテージを低いとみるか、高いとみるかは企業や個人の考え方によるとは思いますが、もし首都直下地震が発生した時を想定して、あなたの会社は具体的な対策を練っているでしょうか? 実は、この「対策を練る」という行為を体系化させたものがBCP(Business Continuity Plan)と呼ばれる事業継続計画であり、自社の具体的な対策がパッと思い浮かばないという方は要注意です。
BCPを策定していれば万一災害が発生した場合でも、中小企業においてもビジネス上のダメージを最小限に抑えることができます。例えば、株式会社オイルプラントナトリ社は、2011年3月11日の東日本大震災が発生した際、津波のため工場全体が壊滅的な被害を受けながらも、あらかじめ策定されていたBCPを適切に運用したことにより、1人の犠牲者も出すことなく震災8日後には事業を再開させました。このように、BCPの策定を練っておくと事業再開が計画的かつ迅速に行うことができるだけでなく、それ自体が企業に対する信頼に繋がり、ブランディングにもなります。

<目次>
BCP対策の大切さ。後の祭りにしないために
BCP対策を行うためにはどのようなことをすれば良いか。ビジネスインパクト分析って?
BCP対策を行った後、私たちの心がけ
庚伸ではこのような防災・BCP対策をご支援いたします

BCP対策の大切さ。後の祭りにしないために

BCP対策の大切さ。後の祭りにしないためにではBCP対策とは、具体的にどのような対策なのでしょうか? 人によっては、災害時の避難対策と思われるかもしれませんが、それは少し間違いです。本来BCP対策とは、企業が緊急事態時に事業を継続するための手段を決めておく事前計画のことです。今回は四大経営資源と呼ばれる『人・モノ・情報・カネ(金)』のうち、お金を除いた3つに分類し、その代表的な例とメリットを解説いたします。

『人』のBCP対策例

■安否確認・生存確認
指揮管理体制を整えておくことにより、安否確認を迅速に行える。それにより、その後の指示を速やかに行うことができる。
■従業員の生存担保
災害直後の帰宅を抑制することにより、二次災害(地震後の落下物による負傷、ガス復旧によるタイムラグのある火災)へ巻き込まれることを防げる。
■業務内容の均一化
業務内容を均一化することにより、『XXさんがいないと業務が進まない』といった事態を減らし、ボトルネックの解消が行える。

『モノ』のBCP対策例

■物資提供・供給元の見直し
複数エリアから原材料を仕入れることにより、自然災害による原料メーカー工場の被災時に受けるリスクを低減することができる。
■電源設備の見直し
非常電源の確保、電源の高所化、等により、営業再開を早期に行うことができる。
■事務機器類の固定
破損やそれに伴うデータ損失を防ぐことができる。また、従業員の怪我の防止にもなる。

『情報』のBCP対策例

■企業のデータバックアップ
万一データが破損、ロストしたときにも、別拠点に保存しておいたデータを同期させることによって迅速な復旧ができる。
■ネットワーク環境構築
データをクラウド環境や他拠点に置くことにより、物理的なデータの損傷を防ぐことができる。また、一部業務については出社をせず、迅速なテレワーク体制に移行できる。

BCP対策の取り組みをすることにより、これらのようなメリットに繋がることが分かります。さらに、BCP対策に取り組んでいること自体、取引先側がBCP対策に取り組む際のリスクヘッジ用の会社として、あなたの会社が選抜される可能性が高くなるというベネフィットもあるのです。

BCP対策を行うためにはどのようなことをすれば良いか
ビジネスインパクト分析って?

とはいえ、BCP対策に必要性を感じ、自社でのBCP対策を始めようとされる経営者の方は、何から手をつければ良いのか分からないかもしれません。これは企業ごとの経営方針や各対策の重要性の順位が違うため、その企業に合った唯一のBCPを策定していく必要があります。それらの順位付けをするためには、まずは『ビジネスインパクト分析』を行いましょう。ビジネスインパクト分析とは、事業を構成する個々の業務が災害などによって停止・中断した際の影響を分析することです(下表参照)。このビジネスインパクト分析をもとに、BCP対策の一連の流れを策定していきます。この分析方法は以下の手順で簡単に行うことが出来ます。
ビジネスインパクト分析

  1. 各部門における業務内容を次々と書き起こし、それらの業務を行うためのリソースを記載します。
  2. その業務が顧客へ与える影響、収益に与える影響、社会的な信用度に与える影響、をそれぞれ5段階評価します。
  3. 2で数値化したそれぞれの項目を掛け算し、数字を出して優先順位を決定します(数値が大きいほど優先順位が高いです)。
  4. 最後に、それぞれの業務についていつまでに復旧できればダメージが少ないかの時間(RTO※と言います)を決めます。

ビジネスインパクト分析の最大のメリットは、組織に存在するリスクを洗い出すことでそれらに対する対策を考えることが出来るようになり、リスク及びそれらのマネジメント方法を社内で共通認識として持てるようになることです。

※RTO(Recovery Time Objective)とは、システム障害発生時、「どのくらいの時間で(いつまでに)」システムを復旧させるかの目標値です。

BCP対策を行った後、私たちの心がけ

統計

事業継続計画(BCP)策定の効果(複数回答)※母数は事業継続計画(BCP)を「策定している」と回答した企業1,994社。2019年5月調査は1,434社。

ビジネスインパクト分析から始まり、各種BCPを策定し災害対策をしたとしても、防災訓練と同じくそれらを定期的に見直しする必要があります。この行動により、従業員の日頃の意識付けが高まりますし、あらかじめ中心になって対応する担当者を決めておくことで、実際に災害が起きた際に速やかに対策がとれるようになります。ましてや、大企業と比べ従業員数が少ない人員でイレギュラーに対応しなければならない中小企業においては、リスクマネジメントを行うために定期的なBCPの見直しが不可欠です。
ちなみに、BCP対策を策定している企業に対して行ったレポート結果によると、「従業員のリスクに対する意識が向上した」という意見が半数を上回りました(55.5%)。その他にも「事業の優先順位が明確になった」(33.4%)、「業務の定型化・マニュアル化が進んだ」(33.0%)という結果を得られています。

庚伸ではこのような防災・BCP対策をご支援いたします

防災・BCP対策をご支援
特に中小企業において、BCPが策定されていない大きな理由に「BCPを策定する人材を確保できない」という問題がございます。実は、政府もその事態を重く見ており、例えば東京都中小企業振興公社ではBCP策定のためのイベントやセミナーが無料で開催されており、専門家の方が企業のBCPを一緒に考えてくれる取り組みがございます。

また、BCP策定までは考える時間や人材が足りない…という事業者様のために、庚伸では災害時のリスクを減少するためのツールとして、例えばこのような製品・サービスをおすすめします。

庚伸で提供できる各種ツール(例)

■『人』のリスクを減らすツール
防災バック、ヘルメット、ファーストエイドキット、飲料水、懐中電灯、ラジオ、防寒具、非常食セット、消火器、AED(※1)
■『モノ』のリスクを減らすツール
クラウドサーバー構築、データのコンビニ印刷設定、拠点間バックアップ、UPS(無停電電源装置)、耐震性の高いオフィスへの移転(※2)
■『情報』のリスクを減らすツール
クラウドPBX、Microsoft365/Google work spaceといったグループウェア、電子契約書
■社内ポータルサイト(社内報)
従業員専用のホームページ、安否確認メール

※1:庚伸では高度医療機器販売業の許可を取得している為、医療機器の販売が可能です。
※2:宅建業許可、内装業の許可を取得しているため対応可能です。

社内報 安否確認

スマホで表示した際の社内報

例えば、当社ではWeb社内報を日頃から活用しております。この従業員のみが閲覧できる社内ポータルサイトでは、主に就業規則や人事情報、従業員紹介から各種周知事項などを中心に掲載しておりますが、災害などの有事の際にも落ち着いて行動できるよう、右のような細かな対応方法をまとめたマニュアルが閲覧できるようになっております。そして毎年9月の防災の日には、こちらの社内ポータルサイトを利用して全社員で非常時対応のマニュアルの再確認を行い、各自のスマートフォンで安否確認メール送信のトレーニングも実施しております。ポータルサイトでは社内情報を共有しているのでBCPにも役立ちますし、日常の企業運営にも活用できます。
庚伸ではOA機器以外にも、幅広い分野でお客様の円滑な業務をトータルでご支援いたします。BCP対策も庚伸へご相談ください。

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