２回目の緊急事態宣言発令に伴い、突然のテレワークや時短営業を政府より求められ、困惑された方は多いのではないでしょうか。前回がそうだったように、仮に今回落ち着いたとしても第４波、第５波と、波が来るたびに後手で対応してしまうと損害がより一層大きくなってしまいます。中でも、後手での対応がとても難しい「事務所外での電話」について、改めて一度考えてみませんか？

＜目次＞
・電話の固定化によるテレワーク中の代表電話問題
・社外でも代表番号を使う裏技知っていますか？
・メリット
・スマホで通信できるので、テレワークにも最適
・同報機能があり、取次の手間を軽減できる
・拠点間で内線可能、店舗や支社を視える化
・メリットだけではない？　クラウドPBXの落とし穴
・Microsoft365のTeamsはリアルタイムで伝えられる

電話の固定化によるテレワーク中の代表電話問題

自身がテレワークを行っていなくても、「取引先の担当者がテレワーク中」ということで、中々連絡が付かなかった…という経験や、知らない番号からの着信なので放置したら、取引先からだった…という経験はありませんか？
オフィスという空間が分散する中で、今までスムーズに行われていた電話という連絡手段そのものが、とても不自由なものとなってしまっています。最大の理由は「電話が固定化されている一方で従業員がフリー化されていること」つまり、今までであればオフィスに担当者がいる前提で電話の取り次ぎや、電話の折り返しをしていたものが、テレワークにより機能不全を起こしてしまっていることにあります。結果「担当者より折り返す」の連発になってしまい、以前ならある程度許容されていたそれらの対応も、テレワークが定着しつつある今日では、それらの対応がされていない企業に対してはどうしても顧客満足度が低くなってしまいます。

社外でも代表番号を使う裏技知っていますか？

突然ですが、クラウドPBX(※１)というものをご存じでしょうか？　一言で言うとネットワーク上にPBX(電話交換機)を設置することにより、パソコンやスマホ、タブレットを会社の電話として使う技術です。「会社の電話を全て内線のようにする」ことができ、下にあるような様々なメリットがあります。

※１…クラウドPBXとは、内線電話の交換装置（PBX：Private Branch eXchange）をインターネット上のクラウドサービスとして提供するもの。PBXとは、企業などの組織で複数の電話機を使用する場合に、施設内で設置・運用される電話交換機のこと。施設内の電話機同士で内線通話できるようにしたり、外線（公衆回線）との接続を行う。

メリット

1.スマホで通信できるので、テレワークにも最適

携帯電話で電話を掛けた際、通常では発信番号はその携帯電話の番号となり、お客様によっては怪しい電話として警戒されてしまいます。クラウドPBXを使うと携帯電話からの発信でも固定電話の番号が表示されるため、お客様に安心感を与えることができます。また、同じ要領で、例えば事務所移転を行った際も、従来は不可能だった電話番号の引っ越しを行うことができます。営業担当者としても、例えば個人携帯を社用と併用している場合には、相手に個人の携帯電話番号を知られずに済むので、プライバシーの問題も解決できます。

2.同報機能があり、取次の手間を軽減できる

クラウドPBXには同報機能、つまり、着信があった際に関係する電話(この場合は各担当者の携帯電話等)を一斉に鳴らす機能があります。従来の１対１の転送では、担当者以外の手が空いていてもそれに気づけませんでしたが、クラウドPBXであれば事務所にいるのと同じように、気付いた人が電話を取ることができます。

3.拠点間で内線可能、店舗や支社を視える化

従来では複数拠点間で行っていた外線電話を内線通話にすることが可能です。拠点間の内線通信が可能になるので、本社機能を１か所に集約できます。もちろん、内線電話なので料金はかかりません。

他にも補足メリットとして、このようなものも挙げられます。

・全通話録音による聞き洩らし、クレーム等の防止
特にToCのお客様との電話対応で切っても切れないものが、言った言わないの議論です。クラウドPBXでは全ての通話を録音することができるため、これらのクレームの予防となります。他にも、「電話を受けたけど名前のメモを取り忘れた・・・」といった、ちょっとした困ったにも対応できる、嬉しい機能です。※全ての録音データを６ヶ月の間保存します。
・先輩や上司が電話を聞きながらリアルタイムにアドバイスができる通話モニタリング機能
特に、新人の教育などで電話にハラハラしてしまう経験は多いのではないでしょうか。クラウドPBXでは通話内容を複数名でリアルタイムに聴ける通常モードから、３者で通話ができる「３者間通話」、スタッフに対してのみ話しかけることができる「囁きモード」ができます。囁きモードでは、通話中に上司や先輩がアドバイスできたり、コールセンター等でのクレーム対応にも心強く、新人研修にも有効です。
・ 電話帳の共有機能で連絡先登録の手間から解放される
一度設定をしてしまえば、全ての端末で電話帳の共有をすることができ、それらの追加/削除も容易にすることができます。個人携帯にひたすら連絡先を打ち込み続ける手間から解放されます。

実はクラウドPBXにはコスト上の大きなメリットもあります。そもそも物理的な主装置を必要としないため、それらの購入料金を節約することができます。つまり、レイアウト変更や電話回線工事の度に発生するメンテナンス費用や保守業者の出張費用等、従来の電話設備で大きな負担となっていたコストから解放されるのです。また、それらの主装置を揃える必要がなく、イニシャルコストを減らすことができるため、スタートアップや小規模事業者様にもオススメです。

メリットだけではない？　クラウドPBXの落とし穴

移転を検討されている方やスタートアップ事業の方、多店舗を経営されている方はまず下の表をご覧ください。

この比較表を見るかぎり、クラウドPBXの快適さと柔軟さに惹かれ、すぐにでも変更したくなるかと思います。しかしクラウドPBXにも落とし穴がいくつか存在します。

• ネットワーク環境に音質が左右されやすい
  クラウドPBXでの通話は、インターネット回線を利用するため、不安定なネット環境では音質に影響が出ることがあります。例えば社員の数人が同時に接続したときや、パソコンと電話を併用したときなど、音声が聞き取りにくくなるといったケースです。地下や障害物のある場所では、電波状況によっては聞こえにくくなることもあります。オフィス内のWi-Fi環境でも不具合が出ないか、回線速度をあらかじめ測定するなどし、導入前のチェックが必要です。
• 110番や119番へ発信できない
  ほとんどのクラウドPBXは、110番や119番などの緊急番号や一部の特殊番号へは発信できません。導入にあたっては仕様をしっかりと確認し、このデメリットを承知しておきましょう。
• ランニングコストが掛かる
  イニシャルコストが抑えられる反面、クラウドPBXでは月額利用料という形でランニングコストが発生します。外出する社員やテレワークが多い場合、クラウドPBXはコスト面で有利なサービスですが、ケースによってはデメリットがメリットを上回る可能性もあります。コウシンにお話しいただければ、クラウドPBXが良いか普通のビジネスフォンの方が良いのかなど、アドバイスができますのでお気軽にお声がけください（月額利用料は利用するサービスによって異なります）。

けれど、やはりテレワークには最適のクラウドPBX。会社の電話番号が継続して利用できることが一番のポイントなのではないでしょうか。しかしあくまでも電話なので、どうしても「口頭」ベースでしか意思疎通を行えません。

メラビアンの法則では言語及び聴覚情報で伝わる割合は45%と言われています。言い換えると、どう頑張っても電話では対面の半分程度の情報しか伝えられません。では、これらを限りなく100%に近づけるためにはどのようにしたら良いのでしょうか。その答えの一つに、Microsoft365のTeamsがあります。

Microsoft365のTeamsはリアルタイムで伝えられる

Teamsはビデオ会議、画面共有、ファイル共有、チャット機能など、テレワークに最適な機能が沢山詰まっています。皆さんが頻繁に使用しているであろうWordやExcelのデータもスムーズに送信することが可能なので、社外の方、社内の方を問わずに、情報共有を簡単に行うことができます。またOneDriveというバックアップツールも標準搭載されており、１ユーザーあたり１TB分のクラウドストレージが使用可能になります。
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Microsoft365詳細

＜おさらい＞
・テレワーク中の代表番号問題をクラウドPBXで解決！
・クラウドPBXは物理的な装置が不要なため、コストも軽減できます。
・クラウドPBXの抜け穴にMicrosoft365のTeamsで対応しましょう。

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