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オフィスコンシェルジェのひとりごと

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テレワーク

Web会議システムの意外な落とし穴とは?

新型コロナウイルスによる外出自粛により、個人・法人共に爆発的に増えたWeb会議システム利用者。緊急事態宣言が39県で解除されましたが、首都圏はまだまだ予断を許さない状況であり、益々Web会議システムの需要は高まるのではないでしょうか。

弊社も8割の接触削減をする為テレワークや時差出勤を行っており、朝礼や会議、お客様との打ち合わせにはWeb会議システムを利用しております。
お客様とのWeb打ち合わせで、「音声が上手く聞こえてきませんね?」「〇〇様が固まっている…!」など、中断することもしばしば。また、「Web会議システムを導入したんだけど、声が途切れ途切れになってしまって重要な部分がわからなかった」とのお声や、「人数が多い会議をWebで行うと、必ず1人は途中でいなくなってしまう」「画面で資料を共有したら映像が固まってしまって」というお話を良く伺うようになりました。

ITリテラシーがあまりない方でもインストールや登録をすれば、専用の機材などは必要無くPCに内蔵されたマイクやカメラがあれば利用出来(内蔵していなければヘッドセットやWebカメラをご用意ください)、スマートフォンでも簡単に使える製品が多く手軽に導入出来てしまうが為に、いざ!と会議を開いても、何かしらのトラブルが起きて結局上手く利用出来ず会議にならなかった…と肩を落とされている方も多く見受けられます。

ビジネスとして使用する場合には費用や使い勝手など、用途に合った機能を持つサービスをシステムのご担当者様が選択してくださることでしょう。システムのご担当者様がいらっしゃらない場合は、「Web会議システム」とインターネットで検索するだけで各社の比較を行ってくれている記事が沢山ありますので、そちらをご参考になさっても良いと思います。沢山ありすぎて判らない場合は、「Zoom」「Google Meet」「Skype for Business」の3つからご検討いただくことをお勧め致します。
※「Google Meet」はGoogleがサブスクリプション形式で提供しているクラウドコンピューティング生産性向上グループウェアツール『Google Workspace(旧称G Suite)』に含まれるサービスです。
※「Skype for Business」はマイクロソフトが提供するMicrosoft Office製品ラインのサブスクリプションサービス『Microsoft365(旧称Office365)』に含まれるサービスです。

今回はWeb会議システムのお話ではなく、「何で上手に利用することが出来ないの?」と疑問に感じていらっしゃる部分をひとりごととして綴っていきたいと思います。

目次
・ココがストレス!Web会議
・その回線、あなたのオフィスに合っていますか
回線ではなく、プロバイダーがボトルネックの場合も
落とし穴、それは「通信環境」でした

 

ココがストレス!Web会議

複数人でWeb会議を行った際、自分が何かを発言しようとしたら他の参加者と被ってしまい、お互いに譲り合ってしばらく沈黙が続いてしまった。またある時は資料を画面で共有して進行していたが、音声はどんどん次に進むのに画面は止まったままになってしまった。

このように映像や音声が乱れたり遅れたりする…というご経験はほとんどの方にあるのではないでしょうか。1回や2回ぐらいならまだ許容もできますが、決定事項を言われたのに途切れて聞き逃した…なんてことが頻繁に起こっては、大事な話し合いに全く集中出来なくなってしまいます。
ご自宅でそうなるのであれば、「自宅のWifiやインターネット回線に限界があるからな…」と考えると思います。しかし社内にいてそうなるのは、回線のせいではなく何故かシステム側が良くないと思ってしまわれがちです。「社内にいて快適にインターネットに繋がらない訳がない…」と皆さん無意識に思っているからです。

 

その回線、あなたのオフィスに合っていますか

数年前は10名ほどだった当社も、今では50名ほどにまで社員数が増えた。」「働き方改革や今回の緊急事態宣言による自粛で在宅勤務者も増え、クラウドの使用やチャットツール、Web会議が増えた。」このような企業様は、今一度プランの見直しをされることをお勧め致します。

『Google Workspace』や『Microsoft365(Office365)』などのクラウドツールを新たに導入した場合、自動アップデートが起こることもあります。10名程度であればそこまで影響も無かったかもしれませんが、50名分のアップデートともなればいかがでしょうか。かなり回線に負荷がかかります。また、営業の方が多い企業様は日中は問題がなくとも、夕方になれば外回りに出ていた営業の方達も社内に戻って来はじめ、社内アクセスはどんどん増える一方になります。「なんか最近夕方になると繋がり難いんだよなぁ」なんて声も実は上がっているかもしれません。

事務所の人数に合わせて回線は選ぶべきですが、今後クラウドツール、ドライブ、Web会議、チャットなどを頻繁に使用することで通信するデータ量も各段に増えますから、気付かないうちに回線は渋滞するということを視野に入れておくべきではないでしょうか。

 

回線ではなく、プロバイダーがボトルネックの場合も

安定性・速度共に優れている光回線を利用しているのに、どうも通信が遅い…。と感じたことはございませんでしょうか。
それはもしかしたら、回線ではなくプロバイダーが原因かもしれません。プロバイダーは回線をインターネットと繋げる役割を担う接続事業者です。プロバイダーと契約をしないとインターネットに接続が出来ません。

例えば、サイトを見るとき、まずは回線を通してあなたのパソコンからプロバイダーに信号が送られます。するとプロバイダーは『バックボーン』という全世界のインターネットに繋がる回線を通してサイトにアクセスします。『バックボーン』とは、プロバイダーが使う道路のようなもので、車線が多いバックボーンもあれば、少ないものもあります。利用者が多いにも関わらず車線が少ないバックボーンの場合、時間帯によって一時的に混雑し、渋滞が起こりスピードが出せなくなり速度が遅いと感じてしまいます。ご契約されているプロバイダーのバックボーンを再度確認されることも重要です。

 

意外な落とし穴、それは「通信環境」でした

Web会議やクラウドなど折角テレワークの環境が整っても、インターネットが原因でストレスを抱えてしまっては「やっぱりテレワークをするのは当社には難しい」という判断になりかねません。
また、今は良くても今後貴社が拡大して社員数も増えてきた場合、現状のプランで変わらない通信速度を保てるかどうか、これを機に確認しておくのも良いのではないでしょうか。実際にどの程度の速度が出ているかを知り、回線が原因かプロバイダーが原因かを調べてみましょう。Googleで「スピードテスト」と検索いただくだけで、簡単に計測することが出来ます。一般的に、契約しているプランの想定最大速度の3割~6割程が実測値の平均値と言われています。

老舗プロバイダーで国内でも最大・最速クラス(車線が多い)のIIJバックボーンネットワークに直結した回線を利用したDr.オフィスINTERNETや、弊社独自のPCサポートサービスとNTT東日本・NTT西日本が提供している「フレッツ光」の提供をセットにした光コラボレーションサービスDr.オフィスHikariをご提供することが可能です。回線の販売と契約は代理店、でもサービスを提供しているのはNTT、プロバイダーは別の業者でいざというとき何処に連絡をしたらいいのかわからない!という問題もDr.オフィスHikariをご利用いただければ、弊社が統一した窓口となりますしご請求も弊社からのみとなりますので、経理のご担当者様のイライラも解消できるかも…?しれません。

もし貴社の通信に不満や疑問がございましたら、現在の利用環境の調査を行い、その実態について客観的な評価をさせて頂くDr.オフィスServeyEX」を是非ともご利用ください。どんな些細な事でも、『オフィスの困った』は我々オフィスコンシェにお任せください。

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