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オフィスコンシェルジェのひとりごと

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スマホから機密情報がダダ漏れ!? 情報流出の回避策とは

スマホ

新型コロナウイルスの影響により、2021年4月中旬にはまん延防止等重点措置、昨年2020年の同時期に引き続き、ゴールデンウィークは緊急事態宣言が発令されました。しかし、三度目の緊急事態宣言後は、緊張感が緩和している状況だからこそ気持ちを引き締めるため、テレワークを取り入れる会社も多いでしょう。
テレワークや昨今の新しい働き方により、オフィスに足を運ばないこともしばしば。取引先や営業先への連絡はスマートフォンが主流で、法人携帯を契約している企業は70%を超えています。(※1)しかし、法人携帯ではなく一昔前に流行ったBYOD(Bring Your Own Device)により、従業員個人が所有するスマートフォンを業務利用している事業者様も多く見受けられます。その一方で、検索サイトで「個人携帯 業務利用」と検索をしてみると、「リスク」「経費」「違法」「コンプライアンス」など、検索予測ワードにはネガティブワードのオンパレード。「リスク」というワードで検索をかけると情報漏洩に関しての記事が多く、「経費」で検索をしてみると個人負担の記事が掲載されています。このように個人携帯を業務利用していると、経営上の情報漏洩リスクだけではなく、従業員満足度の低下にも影響を及ぼしかねません。

※1MM総研…法人ユーザーにおける携帯電話/スマートデバイスの導入配布状況・ニーズに関する調査(2015年度版)

個人の携帯電話を業務で使っていませんか?

実際、会社の方針で個人携帯を使用せざるを得ない状況の方の中には、個人の携帯番号をプライベートで関わる人以外には、知られたくないという思いが強い人も多いのではないでしょうか。以下のチェックリストに一つでも当てはまっていたら、もしかしたら従業員の方々は携帯の個人利用を不満に思っているかもしれません。

  • 個人携帯の連絡先が、取引先の電話番号で埋め尽くされている
  • 会社の方針で、名刺に「個人の」携帯番号を記載させている
  • 個人携帯の業務利用分について通話手当を支払っていない、又は一律の手当支払いになっている
  • 辞めた人の電話番号が会社の手元に残っている(個人的な付き合いで交換したものを除く)

スマホ一応、個人の携帯番号を相手に知らせずに業務利用を行う方法として、184(イヤヨ)という番号を電話を掛ける相手の電話番号の前につける技があります。
しかし一方で、当然折り返しは行えず、非通知の電話というだけで警戒をしてしまいますので、円滑なコミュニケーションが取れずにビジネスが成り立ちません。

セキュリティ意識と個人情報の保護に対する意識が高まっている昨今では、BYOD自体が時代にそぐわなくなってきております。

通信費だけでない!個人携帯を利用する事の様々なリスク!

個人携帯を業務利用する事は、様々なリスクがあります。
例えば、SNSなど自分自身を発信するアプリケーションは、携帯番号をID代わりとして登録することができます。そのため、携帯番号が広く知れ渡ってしまうと、それに紐付けられたSNSの発信内容を通じて住所や行動様式、人間関係などのプライバシーに関わる情報を割り出すことも可能となってしまいます。また、個人携帯を紛失した際、悪意ある人の手元に渡ってしまうと個人の情報だけでなく、顧客情報や企業の機密情報までが流失してしまう危険性も非常に大きいのです。近年ヒットした映画「スマホを落としただけなのに」という作品のシチュエーションほどではないかも知れませんが、自分に関わる各方面の方々に迷惑を掛けてしまうことは間違い無いでしょう。
また、個人携帯を業務利用していて気になるポイントが通話料・通信料です。しかし過去にBYODを推進していた時流もあってか、通話料・通信料まで個人負担という事業社も少なく無いため、利用者は気になってしまいますよね。業務の連絡のみ携帯番号を使用する場合、通話料・通信料が個人の携帯料金に含まれていることになってしまいます。所属会社が携帯の通話料・通信料を一部負担してくれるのであれば許容できるでしょうが、経費精算がかなり細かく煩わしく面倒な精算処理を毎月行なわせることは、経理担当者様にも見えないコストとなるでしょう。

社用携帯ならこれらの課題を解決できます!

社用携帯を貸与する事で、これらのリスクを無くすることができます。社用携帯には大きなメリットが4つあり、それらについて紹介します。

社用携帯は個人を特定できない為、炎上や不正利用のリスクが無い

社用携帯の携帯番号は、仕事に限定されることが前提です。社用携帯の電話番号で個人のクレジットカードの契約や、銀行の口座の契約はできません。もちろんSNSへの登録も禁止されているため、それらによるトラブルを未然に防ぐことができます。

顧客、社内関係者との効率的なやり取りが行える

社用携帯の場合、電話番号を知っている人は一定の業務関係者のみになります。そのため、非通知や自分が名刺交換をしていない電話番号からは着信することは殆どありません。また、どのアプリケーションをインストールするかも会社で決めることができる為、社内で使用しているスケジュールや顧客リストを社用携帯のスーマートフォンアプリで連動させておくことで、お客様とのやり取りや業務効率を向上させられます。

経費精算の手間を減らせる

社用携帯を導入すると、通話料・通信料などの経費が一括で処理でき、それらの生産の手間を大幅に削減することができます。その際、「法人プラン」といった初期費用やデータ通信量などお得なパック内容を用いれば、使用料金を格安にする事もできます。

プライベートとの分別、メリハリをつけて業務に取り組める

個人携帯を業務で使っていると、仕事中に友達からのLINEが来たりしてついつい見たくなってしまうと思います。またその逆に、休暇中でも個人携帯を見ると仕事先からの連絡が入っていたりすると、心から休まる休暇が過ごせませんよね。社用携帯を用いることで、業務にメリハリをつけることができます。

法人携帯なら一括管理・遠隔操作できる

スマホ

社用携帯を導入するにあたり、多く方が心配される点として、①従業員の不注意や退職に伴う社用携帯の紛失リスク、②YouTubeやSNS等、従業員が社用携帯を私的に利用してしまう道徳的リスク、があります。確かに、せっかく社用携帯を導入したのに、会社にデメリットが働いてしまったら元も子もありませんよね。

しかし、コウシンが提供する「どこモバ」なら、MDM機能(※2)を使う事によりこの不安を解消する事ができ、以下の事が可能になります。

※2…MDM(Mobile Device Management)とは社員へ貸与するスマートフォンに対して、会社のセキュリティ方針に従った設定を行ったり、遠隔地からデバイスを制御できるなど、システム管理者が端末を一元管理する仕組みのことです。

紛失時のセキュリティ対策・遠隔制御

管理者の遠隔操作により、社用携帯上の情報を削除し、工場出荷状態に戻すことができます。これにより紛失時の悪用を防ぎ、情報漏洩のリスク回避ができます。また、定期的に位置情報と移動履歴を取得することが可能なため、紛失場所の推定や社員の行動のトレースバックも可能になります。

デバイス設定の制限

契約をしている全ての社用携帯に対し、パスコード・機能制限・アプリケーションの制限・Wi-Fi設定などの管理設定を、一律で配信することが可能です。また、管理権限を持つアカウント以外でのソフトインストールを禁止する設定にする事により、保有者が勝手にアプリケーションをインストールすることが不可能となり、私的利用や情報漏洩を防ぐことができます。更に、業務に必要な顧客管理アプリケーションや業務スケジュールなども同様に遠隔で効率的に一斉配信が可能です。導入したいアプリケーションがあった場合、個人に導入を依頼すると設定が上手くいかなったり、インストールを忘れてしまう場合があることでしょう。しかし自動でインストールされるため、新規導入時の混乱を防ぐことができるのす。

DEP機能によるさらに強固なセキュリティ設定

DEP(Device Enrollment Program)という機能を使うことで、社用携帯の利用者側で勝手にMDMを削除できないようにすることも可能です。また、社用携帯保有者がMDMを削除した場合やセキュリティポリシーに違反した場合、違反項目や、設定情報の詳細などを利用者に通知させるようにすることもできます。

社用携帯の導入をご検討なら、断然“どこモバ”です!

スマホ社用携帯を考えるうえで、次に重要になってくるのはどの回線を使うか(繋がりやすさ)かと思います。最近ではSoftBankやau、docomoなどの大手携帯キャリアだけでなく、UQモバイルやワイモバイル、ahamo等といった様々なサブブランドが増えてきましたが、実は法人契約に向いている回線はあまり多くないのを知っていましたか?例えば、UQモバイルや楽天モバイルは法人契約は可能ですが、MDMが標準搭載されていませんし、ahamoは法人契約自体が存在しません。その為、基本は大手三社の回線を使うことがベターですが、ソフトバンク回線を用いた「どこモバ」がオススメです。どこモバには以下の機能がオールインワンで入っており、費用も3,000円/台~ととてもリーズナブルになっています。

【どこモバメリット】
・お得なパック内容
・MDM標準搭載

特に、他社の法人プランではオプション機能となっている留守電機能や割り込み通話機能もデフォルトで入っているため、オプションを足していったら割高になってしまった、という心配をしないで済みます。また、どこモバ最大のメリットはMDMも標準搭載しているところです。社用携帯を導入するのであれば、セキュリティーの観点からもMDMは欠かせない機能です。社員の安心感と会社の情報という財産を守るためにも、MDM機能が搭載されているどこモバの導入を検討してみてはいかがでしょうか。社用携帯を導入したいけど、実際に料金を見積もってみないとわからない、必要な機能をもっと知りたいというお客様はコウシンお問い合わせください。通常プランよりも安く、お得なパック内容で社用携帯のご導入を支援致します。

お問い合わせ

 

<おさらい>
・個人携帯を社用で使用することはリスクが多く、情報漏洩に繋がります。
・社用携帯なら、セキュリティも整えられ、顧客と効率的なやりとりが可能です。
・法人携帯ならどこモバのお得パックで決まりです!

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