テレワーク

やってみなきゃわからない？テレワークの知見に学ぶ課題と解決策とは

2021.02.11
2022.01.25

2021年に入り、昨年の4月に引き続き2度目の緊急事態宣言となりました。しかし、今回の緊急事態宣言は前回よりもより限定的な宣言となっています(例えば、前回はテレワークの徹底が求められていましたが、今回は、例えば東京都は「週3日以上のテレワークを行う社員が6割以上」といった具合です)。今回は2回目ということもあり、テレワークという新しい働き方に違和感なく受け入れることができる状況になってきたということでしょう。前回は取り入れていなかったけれども、今回はテレワークを実施してみようと考えられている企業も多いかと思います。そこで、弊社が昨年4月の緊急事態宣言の際に実際にテレワークを行った際に顕在化した９の課題から、実際に行ったそれらの改善策をご紹介いたします。この知見が少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。

環境音ノイズやハウリングがとても気になりWeb会議に集中できない

ひとりでもオンライン参加者がいる場合は、オフライン参加者も全員ヘッドセットを使用する。複数人がヘッドセット使用で参加する場合、各自のマイク感度の注意が必要。オンライン参加側では、誰かの発言が複数のマイクから数百ミリ秒の差で重複して聞こえるため非常に聞きづらくなる。１拠点１マイクが好ましい。

会議室で複数の参加者の声を拾ってしまう。

マイクはモニタ前に常駐させるのではなく円卓（参加者）の中心に配置し、参加者の音声レベルが均等になるように意識するようにする。しかし定点マイクは、首をふったり体が動いてしまうと音声を拾いにくくなるため、やはり全員がヘッドセットでの参加が望ましい。

社内のPCは常時オンラインになっているが、接続できないことがある。これは社内PCの環境の問題なのか、自宅側の問題なのかわからない。

通信環境に依存する事が多い。自宅は無線接続だったが、有線化でだいぶ安定した。社内PCも極力無線は避けたほうが良いと思う。

お客様とのスムーズなリモート商談が難しい

Microsoft365のTeamsは、多くの人が利用しているWordやExcelなどのOfficeアプリケーションとの親和性が高いため、リモート商談もスムーズに進めることができる。

自宅PCが古く、そのせいかリモート作業時のレスポンスに若干ストレスを感じことが悩み

PC購入を検討！！

仕事と休憩、私生活の切り分けがしづらい。

業務効率が良くて集中し過ぎによる座りっぱなし防止にもポモドーロテクニックが有効。ポモドーロテクニックとは仕事や勉強、家事などのタスクを25分間続けた後に5分の休憩を取り、そのサイクルを最大4回続けるという時間管理術のこと。

オフラインでもオンラインでも発言がしにくいと思う人への対策

Microsoft365のTeamsでは挙手機能がついており、邪魔されることなく発言を聞いてもらうことができる。

会議の終了が伸びてしまう

オンラインでもオフラインでも会議の基本を思い出させ、決められた時間内に終わらせて、他の人の時間を無駄にさせないようにする。

他の人からの相談などを受けにくい環境になってしまう。

自分も含むバックオフィス系の職種については、全社的に時間を統一して1時間毎に15分間等、定期的に「絶対に連絡がすぐ繋がる時間」をカレンダー等で設定しておくようにする。（Microsoft365のSharePointやGoogleカレンダー）

いかがでしたでしょうか？　これは昨年の緊急事態宣言の際の知見の一部ではございますが、今までテレワークを導入していなかった社員の戸惑いと驚きが伺えます。テクニカルなことや自宅という環境ならではの働きにくさが顕著に見られました。
弊社では以前からテレワークを行える環境を構築していましたが、それでもいざ実際に導入するとなるとこれだけの課題が生まれました。今後仮にコロナが落ち着いたとしても、ある程度のニューノーマルへの対応は必須となります。今後ニューノーマルに対応するうえで、必要最小限の環境構築をするのであれば、まずはMicrosoft365の導入をされることをお勧めします(Microsoft365についてはこちらで紹介しております)。弊社の経験や、多数の企業様に対して導入コンサルティングを行った実績から、企業様のニューノーマルをサポートいたします。