再びの緊急事態宣言、テレワーク導入で忘れがちなこととは？
新型コロナウイルスが依然として猛威を振るっており、再び緊急事態宣言も出された中、皆様におかれましても様々な対策をとられていることと存じます。
実際の所、 働き方改革に加え、この局面で多くの企業様がテレワークの導入を開始されています。出勤を最低でも７割減らすよう要請が出たこともあり、導入せざるを得ない状況になっているのではないでしょうか。
弊社もオフィスコンシェルジェとして、お客様から「早急にテレワークを導入したいけど、何からはじめたらいいのかわからない」、「会社のデータに自宅でアクセスするにはどうしたらいい？」、「オフィスの電話は携帯電話に転送出来る？」など、あれがやりたい、これがわからない、といった様々なお問い合わせをいただき、多くの事業者様のテレワーク推進を支援いたしました。
インターネット情報は沢山出ておりますので、貴社に必要な情報を集めるのは容易なのではないでしょうか。しかし実際にテレワークを導入しはじめてから気付く、意外な落とし穴があることも事実。今回はテレワーク導入手順…ではなく、生産性を上げるには絶対におろそかにしてはならないけれど、多くの企業様が忘れがち・後回しになっていることをひとりごととして綴ります。
目次
・テレワーク導入の基本は大きく２つ
・テレワーク導入の基本に“コミュニケーション”をプラスする
・後回し、忘れがちなこととは
・労務人事にも「働き方改革」を起こす勤怠管理システムとは
テレワーク導入の基本は大きく２つ
◆事務所の環境を変えずに自宅で仕事をする
まずは会社で使っているデータを自由に何処からでも閲覧できれば話が早い…とお考えになると思います。しかしそれにはセキュリティーと言う、とても大きな問題が出てきます。万が一、企業情報や個人情報が漏洩してしまったら…と考えると、危ない橋は渡りたくないと考えてしまうのではないでしょうか。しかしそうも言っていられないこの状況。そこは、『VPNを使った拠点間接続をする』か『リモートデスクトップ機能を使って会社で使っているパソコンを遠隔操作する』ことで解決できます。
しかし、忘れてはいけないのがネットワークのセキュリティー、リモート機能を使う場合などはUTMを利用することをおすすめします。
◆会社の資料やデータを持ち出す
まだまだ「紙」で管理している部分も多いと思います。いくら取り扱いには細心の注意を払っていても、無くす・落とすという可能性はゼロではありません。もし紛失してしまった書類がお客様の情報が入っているものであったら…考えただけで血の気が引いてしまいます。そういったリスクを回避するためには、「持ち出さない」ことが一番です。クラウド上のドライブに書類をデータ化して入れてしまえば物理的に紛失することはありませんので安心です。誰とでも共有ができますので、メールで送る手間もありません。
しかし、忘れてはいけないのがバックアップ、クラウドと併用したファイルサーバーやNASのバックアップをおすすめします。
テレワーク導入の基本に“コミュニケーション”をプラスする
パソコンやWifi環境などテレワークをする最低限の環境は整ったとしても、仕事は一人で行えるものではありません。そこで問題になるのが“コミュニケーション”です。同じ社内にいたから”ちょっと聞けた”ことも、 相手が何処で今どんな仕事をしているのかがわからず、すぐに聞けないことによって仕事が滞ってしまうなど生産性の低下につながりかねません。解消法としては、おそらくほとんどの企業様でも利用されているでしょう、『Web会議システム・ビデオ会議ツール』があります。
今一番有名なのは「Zoom」でしょうか。デスクトップのOSは選ばず、デバイスもPCは勿論、スマホやタブレットでも参加可能です。しかし有料プランで無いと、複数人での利用は40分までに制限されてしまうというデメリットもありますが、40分以内で終わらせられるように会議をすることも生産性を高めるには必要なことかもしれません。ビジネスで利用するなら有料プランをお勧めします。
他には「Skype」や「Microsoft Teams」、Gmailユーザーであれば特別な設定は不要で使用できる「Google Meet」なども利用されている企業様が多いです。弊社ではGoogle Workspace（旧称G Suite）を使用していることもあり、Googleカレンダーなどと連携がしやすい「Google Meet」がお勧めです。人数制限も時間制限もありません。アップデートにより他のツールと同じように背景が変えられたり、ボカすことができるようになったのは嬉しいポイントです。
※管理権限があれば出来る様ですが、会社側で一括管理されている場合は難しいかもしれません。
後回し、忘れがちなこととは
『事務所の環境を変えずに自宅で仕事をする』・『会社の資料やデータを持ち出す』という基本２項目＋“コミュニケーション”の準備が整い、「これで明日からテレワークが出来る！」とお考えのご担当者様、テレワークを開始する社員の皆さんの勤怠管理はどうするか、決まっておりますか？
勤怠管理とひとくちに言っても、「出勤・退勤の打刻」だけ…では終われませんね。出勤退勤だけの確認ならメールや電話でも良いかもしれませんが、これも社員数が少なければの話。また、全員が同じ勤務時間で働いていない場合、勤務曜日がバラバラだった場合はどうしますか？休憩時間・残業時間は？有給の申請や承認は？…とてもじゃないですが今からルールをイチから作り共有し、まとめて管理するのはハードルが高めです。
更にその後の給与計算のことまで考えるのであれば、比較的簡単に使用出来て、全てを一元管理出来るのがベストなのではないでしょうか。世の中には沢山の『勤怠管理システム』と呼ばれるものがあります。特徴やオプションは様々なので、貴社に合ったものを選択するのが良いでしょう。「合ってるものを探している時間は無い！」と言うご担当者様には、是非弊社の開発した『Dr.オフィスLookJOB2』をお試しいただきたいです。
労務人事にも「働き方改革」を起こす勤怠管理システムとは
◆オススメの勤怠管理システム10の特徴
『Dr.オフィスLookJOB２』には、10の特徴があります。
- スマートフォンを使って外出先から打刻ができる
- 専用端末とICカードを使って簡単に打刻できる
- 有給の申請、承認がいつでもどこでもできる
- 有給残日数がいつでも確認できる
- 部下の勤怠状況を「見える化」してスマートフォンで確認ができる
- 打刻した場所がGPSで把握でき、直行直帰が目に見えてわかる
- 時間外労働の上限アラーム、年次有給休暇の取得アラーム等、働き方改革法に対応している
- 勤怠データを市販の給与ソフトに出力できる
- 複数拠点の勤怠データを一元で管理できる
- 時差出勤などシフトに合わせた勤務時間を集計できる
打刻をする側だけでなく、管理する側にとっても簡単で使いやすいものとなっております。
また、このコロナ禍の非接触ニーズに対応すべく、AI顔認証+自動検温システムとの連携による自動打刻や、スマートフォンにより共有の打刻端末に触れることなく打刻申請をすることも可能です。
「システム導入も考えたけど、社員数が多くて割高だ…」と諦めていた企業様、「本当に自社にあっているのか使ってみないとわからない…」というご担当者様も、30日以内なら全額返金の安心導入キャンペーンを行っておりますので、この機会に是非ご検討ください。
Dr.オフィスLookJOB2のご案内ページはこちらから。
テレワークの導入基本事項はクリアできていても、勤怠管理は整っていない企業様がとても多いです。
同じ社内に社員の皆さまがいらっしゃるのであれば周知徹底は比較的容易にできるでしょうが、テレワークに入るとどうしてもタイムラグの発生や理解に齟齬が生じる形になってしまう可能性もあります。「テレワークが再び始まってしまった！どうしよう!?」というご担当者様も大丈夫です。私たちオフィスコンシェルジェにお任せください。
