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成功するWeb商談の秘訣は画面の外にあり!? 相手の印象を意識したオフィス環境とは

Web 会議  meeting

オフィスの中でWebミーティングをしていると、周りの声が気になり集中できないということがあると思います。また、周囲の社員から「静かに話して欲しい」と言われてしまい肩身の狭い思いをするという、ちょっとした悩みもあるでしょう。さらに、背景に他の社員が行き来しているなどの日常風景が自分の画面に映ってしまうなんてことも。

自席でのWebミーティングは上記のような問題点がありますし、商談の場合は社内の来訪者に聞かれたくない内容や、あまり公にできないセンシティブな内容もあるでしょう。
ミーティングや商談の多くがオンライン化した中、隔離された環境が求められています。会議室の取り合いが必要ないような、ニューノーマル時代に相応しいオフィスのレイアウト需要が増えてきております。

<目次>
Webミーティングが定着化した要因とは
Webミーティングを見据えたオフィスデザイン
使わなくなった大会議室から小規模会議室を作りたい ・ウェビナーやWeb会議スペースを作りたい
少人数が入れる個別ブースを作りたい ・一対一のWebミーティングで集中できるボックスが欲しい
Webミーティングでより良い印象を与えるためには?
Webミーティングの環境で、相手に悪い印象を与えているかも…?
まるでYoutuberみたい?周囲の環境を変えるだけで、印象はガラッと変わります
時代の流れに合うオフィスデザイン、庚伸がプロデュースいたします

Webミーティングが定着化した要因とは

そもそもなぜWebミーティングが頻繁に行われるようになったのでしょうか?
ご存じの通り、新型コロナウイルスの蔓延によりテレワークが急増しオフィスに出社する方が減りました。必然的に「インターネットの環境があれば、いつでも・どこでも・誰とでも打合せが可能」なWebミーティングが増えましたよね。
取引先や自社でもWebミーティングが採用されるにつれ、直接訪問しなければならないという意識も薄れ、次第とオンラインでの対話は市民権を得るようになりました。

Webミーティングを見据えたオフィスデザイン

本題に戻りますが、Webミーティングを視野に入れたニューノーマル時代のオフィスデザインとは、「どのようなレイアウト」なのか。現在のオフィスに求められるニーズからそれを見てみましょう。

使わなくなった大会議室から小規模会議室を作りたい
テレワークが主流になり、出社する必要がなくなった企業。原則出社であるが大人数の会議は避ける企業が昨今の多数派です。大人数の会議を実施する必要がある場合は、ソーシャルディスタンスの観点からオンラインでの参加を義務化することなど、密を避ける工夫をこらす傾向も見られます。
会議室 区切り 大会議室から変更

大きな会議室をガラスの仕切りで分けた、小会議室。

このことから元々備えられていた大きな会議室が本来の目的として使用されず、放置されてしまう。であれば、「そのスペースを分散活用して小規模な会議室を作りたい」という要望を多く聞きます。この要望に応え、数十人収容できる会議室を分割し、複数のコンパクトな会議室に作り替えるレイアウトも作成できます。

ウェビナーやWeb会議スペースを作りたい

そのものズバリ、ウェビナーやWeb会議のスペースを作りたいというニーズを汲み上げてレイアウトされたものです。
縦長だった会議スペースを正方形に縮小。狭くなったスペースを効率よく活用するために、流動性のあるデスクと椅子を採用しております。人通りのある通路側には、すりガラスのような衝立でカバーし、プライバシーにも配慮して空間を分割しています。
ニーズに合わせた適切な空間設計を行うことで、ウェビナーやWeb会議の拠点として積極的な活用をされています。

会議室 ミーテイング Webミーテイング

パーテーションで区切り、トイレなどを見えないように工夫しました。

会議室 ミーテイング Webミーテイング

空間を広く使用した会議室です。Web会議やミーティングに使用されてます。

少人数が入れる個別ブースを作りたい

少人数での面談やミーティング、お客様とのWeb商談など、よりパーソナルな会議空間が欲しいというニーズです。

4〜6人が利用できる個別ブースを4つ採用し、その内1つはWeb会議専用として設計しました。複数人の参加者が一画面に収まるよう、広角レンズ搭載型のWebカメラや全周集音マイクを実装してカバーする等の工夫を凝らしています。個別ブースはボックス型で四方を壁で囲まれています。雑音が入らず、背後を人が通ることもないため、ゆったりとした落ち着いた空間でWebミーティングが可能です。個人面談や少人数での話し合いの際など、さまざまな用途で活用ができます。

会議室 ボックス 少数人数

4〜6人が利用できる個別ブースを4つ採用しています。

会議室 ボックス 少数人数

個人面談や少人数での話し合いの際など、さまざまな用途で活用ができます。

一対一のWebミーティングで集中できるボックスが欲しい
お客さまによってはよりパーソナルな空間を求められることもあります。そのような場合はワークボックスの活用が視野に入ります。駅構内などで電話ボックスより一回り大きいくらいのボックススペースを見かけたことはありませんか?
これはワーク集中ボックスといい、中は自分のデスク周辺をそのまま個室化したような空間となっています。
ワークボックス

集中して仕事ができるようにオフィスに設置しているところも。

オフィスへの改修工事やレイアウト変更などの時間のかかる施工を必要とせず、このボックスをオフィスの空いているスペースに置くだけで、Webミーティングに集中できるパーソナルな空間が利用可能です。

 

Webミーティングでより良い印象を与えるためには?

Webミーティングの環境で、相手に悪い印象を与えているかも…?

通常Webミーティングは、ノートパソコンなどを使用して行います。その時Webミーティングのカメラに映し出された自身の姿は、客観的にどう見えるでしょうか。視線はカメラでなく、相手の顔が映るディスプレイに向くため顔全体は下に向きます。そのため、どうしても相手を見下ろすような威圧感がでてしまいます。また背後に映る天井の照明が逆光となり、顔色が悪く・暗く映ってしまいます。

さらに照明が蛍光灯の場合は画面越しに眩しくチカチカと映る独特の現象が起こります。これはフリッカーという現象です。実は蛍光灯はとても速いスピードで点滅を繰り返しており、Webカメラのシャッタースピードが蛍光灯の点滅タイミングとずれることによってこの現象が発生するのです。
フリッカー チカチカ 蛍光灯

フリッカー現象によって映像に点滅するノイズが映り込みます。

そもそもWebミーティングは実際に対面して会話をするわけではないため、相手の細かな表情や空気感などを読み取りづらいです。そのため、Webミーティングをするカメラや照明などの環境が、相手に与える印象を大きく変えてしまいます。
では、Webミーティングで印象を良くするためには、何をどのように改善すれば良いのでしょうか?

まるでYoutuberみたい?周囲の環境を変えるだけで、印象はガラッと変わります
webカメラ

WEBカメラはディスプレイ上の設置がオススメ

改善すべきポイントは、やはりカメラとライティング(照明)にあります。
動画配信をしている方の現場をご覧になったことはありますでしょうか? いわゆるYouTuberとして活躍している方々の裏側では、カメラの性能や位置、照明の位置に非常にこだわりをもって撮影をしています。
例えば、カメラを目の高さの位置に持っていき、見下ろしているような目線を避けています。目線の位置に持ってくることにより違和感がなくなり、対面して話している時のような映像が相手に伝わります。

視線 姿勢 Web会議

姿勢の違いにより下の写真のように表情が映ります。なるべくカメラ位置を上げると好印象です。

目線下 姿勢

カメラ位置が下すぎると天井の照明が写り込んで逆光となり表情が暗くなります。また視線も下がって相手を見下ろしているような威圧的な印象を与えます。

目線 上 姿勢 いい印象

カメラ位置を上げると光が入り、顔全体が明るく健康的な表情に映ります。面と向かって目線が合い、自然で対等な印象を与えます。

配信セット Web会議セット

引用:PICTURES 写真・映像・イラストと出会うウェブマガジン

また、照明はリングライトの他、輝度や色温度を調節できるものを使用しており、柔らかい印象を与えるため顔の斜め上から光を当てています。特に美容系配信者のこだわりは強く、照明の性能を重視して撮影現場のセットを組み込んでいます。室内照明の他にリングライトなどの顔を直接照らす照明の方が、表情に与える影響が大きいからです。

カメラ 位置 

カメラの位置がヒンジ部分にあり、このような機種は視線が極端に下がってしまいます。

Webミーティングのことを考慮して改修した個別ブースやワーク集中ボックスにWebミーティング専用のカメラやライトを設置してみてはいかがでしょうか? 最低限照明代わりとして、スマホのライトも役に立つ事を覚えておくと良いでしょう。カメラ・ライトの位置や性能にもこだわり、空間を整えることよりWebミーティングの質はさらに良くなります。

 

時代の流れに合うオフィスデザイン、
庚伸がプロデュースいたします

庚伸では、Webミーティングを見据えた最新トレンドを踏まえたオフィスデザインが可能です。またレイアウトだけでなく、カメラやリングライト、椅子やコンセント付きテーブルなどの什器も、お客様のご要望に合わせてご提案します。
さらにOA機器も取り扱っているため、日常のお仕事の導線も考えて什器を配置し、レイアウトを作成します。様々なメーカーを取り揃えており、それぞれの特徴を生かした、お客様にあったメリハリのある提案をいたします。
新型コロナウイルスが発生し、ニューノーマルの働き方が進められました。 Webミーティングなどを筆頭にしたオンライン化は、新型コロナウイルスの蔓延が緩和した後も続くでしょう。いま私たちはネットワークを駆使したビジネススタイルへの変化の、ちょうど入り口に立っているのです。
庚伸ではオンライン化した業務に適応し、時代の流れに対応したオフィス作りをサポートいたします。Webミーティングなど最近のトレンドを熟知し牽引する、私たちにしかできないデザインをご提案いたします。
物件探しからオフィスデザイン、什器やOA機器、ネットワークセキュリティに至るまでのあれこれを、庚伸がまるごとプロデュースいたします。

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